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Le Grand Hôpital de l'Est Francilien (GHEF) est né en 2017 de l’union des centres hospitaliers de Coulommiers, de Meaux, et de Marne-laVallée, rejoints en 2019 par le CH de Jouarre. L’un des grands défis de la Direction des Systèmes d’Information était de mettre en place un système d’archivage numérique commun aux trois sites, qui permette à terme de se passer des documents papier.
UN SYSTÈME D’ARCHIVAGE NUMÉRIQUE POUR FAIRE CONVERGER TROIS ÉTABLISSEMENTS
Depuis sa création, le Grand Hôpital de l'Est Francilien (GHEF) a pour projet d’arriver à un fonctionnement « zéro papier » sur les trois sites qui le composent, grâce à un outil unique. JeanCharles Verrière, directeur des systèmes d'information du GHEF, explique : « La réglementation impose d’avoir un dossier patient unique (DPU). Nous voulions donc stocker toutes les archives au même endroit, et qu’elles soient connectées avec le dossier patient informatisé. Nous avions plusieurs grands besoins : l’exhaustivité des données sur le patient, l’immédiateté de l’accès à l’information, en simultanée sur plusieurs sites, et enfin la logistique, car nous manquons d’espace. »
L’un des objectifs du GHEF était de mettre en place un système d’archivage électronique avant l’ouverture de son nouveau centre de consultation Carré Haussmann à Jossigny en 2022, pour éviter d’avoir à déménager les dossiers papier. En 2021, l’hôpital fait donc appel à Olivier Boussekey, fondateur d’OPB Consulting et expert en système d’information de santé, et au cabinet de conseil XDEMAT. Une première étape de pré-étude est lancée en mars 2021, le choix et la mise en œuvre du système d’archivage électronique commun aux trois sites débute en octobre 2021.
DES ÉQUIPES EMBARQUÉES DÈS LE DÉBUT DU PROJET
Dès le début du projet, l’ensemble des acteurs concernés par la mise en place de ce nouveau système d’archivage électronique ont été embarqués. Olivier Boussekey, qui a accompagné le GHEF tout au long du process, indique que : « C’est lorsque nous construisons le système que nous construisons le changement. Tous les métiers impactés doivent participer au projet dès le départ, sur la réflexion comme sur la projection. Il faut que tous les utilisateurs retrouvent la même facilité d’usage et d’accès à l’information du dossier patient, voire mieux. Les avantages du numérique doivent être supérieurs à l’inconfort du changement.
C’est pourquoi nous avons fait un test grandeur nature avant de lancer le projet. Cela a permis d’anticiper les difficultés, dans les conditions du réel. » Une vision partagée par Jean-Charles Verrière, pour qui la mise en place du système d’archivage électronique est une réussite grâce à la participation des différentes équipes : « Pour réussir, le groupe projet a embarqué au plus tôt les futurs utilisateurs. Ce sont eux qui nous ont donné les orientations. »
LA DESTRUCTION DES ARCHIVES PAPIER : UN DÉFI RÉUSSI
Pour obtenir l’autorisation de destruction des dossiers papier, le GHEF a dû faire une demande aux Archives Départementales. Olivier Boussekey, fondateur d’OPB Consulting, précise : « Il y a un point de faiblesse dans la numérisation des archives : le moment où l’on passe du papier au numérique.
La transformation numérique ne doit en aucun cas altérer les dossiers. Il faut exactement le même nombre de pages, la même classification... Les processus, la documentation et les contrôles qualité sont essentiels aux yeux des archives départementales. »
Un travail d’envergure couronné de succès, car le GHEF a eu le feu vert des archives départementales après avoir déposé un dossier comprenant 37 éléments de preuve.
Pour Jean-Charles Verrière, directeur des systèmes d'information du GHEF, la mise en place du système d’archivage numérique n’a que des avantages : « La destruction des dossiers papier évite de la logistique et nous permet de gagner de la place. Le système est connecté au dossier patient informatisé, à nos outils biomédicaux soit en direct, soit par des imprimantes virtuelles. Il nous permet aussi d’exporter l’ensemble des informations contenues dans les anciens outils, pour les désinstaller ensuite. Le système d’archivage électronique nous permet donc de gagner du temps et de l’espace, mais aussi de faire des économies financières. »
Le GHEF continue aujourd’hui le déploiement de la solution sur ses trois sites, et va vers une organisation et un archivage complètement mutualisés et harmonisés.
Camille Benkahla
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