PatientFlowManager© est une solution développée par Effigen, qui permet d’ordonnancer les parcours patients, c’est-à-dire d’utiliser à chaque instant au mieux les capacités disponibles pour satisfaire aux critères de qualité de prise en charge définis par les professionnels. Elle permet donc d’optimiser les flux de patients programmés et admis en urgence au sein des centres hospitaliers et cliniques.
À ce jour, 27 établissements français et étrangers ont adopté cette nouvelle méthode, dont les CHU de Nantes, Strasbourg, Grenoble, Dijon ou encore le CHU du Luxembourg ainsi que les CH de grande taille comme Le Mans et l’Hôpital Nord Franche Comté et les grands établissements privés comme les Hôpitaux Privé du Confluent (Nantes) et de Provence (Aix-en-Provence).
Une véritable « tour de contrôle ». C’est ainsi que le Dr. Anne-Sophie Dupond qualifie l’organisation mise en place à l’Hôpital Nord Franche-Comté (HNFC) un an avant le début de l’épidémie de Covid-19. Cette nouvelle méthode utilise le logiciel PatientFlowManager©. Alors Présidente de la CME (Commission Médicale d’Etablissement), elle a chapeauté la mise en place de cette organisation au sein de l’institution. Celle-ci s’est faite en deux phases, en commençant par les services MCO (médecine, chirurgie et obstétrique), qui comptent 800 lits. Les SSR (soins de suite et réadaptation) qui en dénombrent 250, ont été les derniers à être concernés par la solution.
À l’époque du déploiement, le Dr. Anne-Sophie Dupond évoque quelques réticences de la part des médecins et des soignants, au départ frileux à l’idée de perdre une certaine autonomie dans leur travail. En effet, la tour de contrôle prend la main sur la répartition des patients, auparavant gérée par les chefs de service et équipes médicales. Dorénavant, lorsqu’un patient est admis, on renseigne sur le logiciel, outre son identité, ses différentes pathologies. En fonction de celles-ci, mais aussi des flux de patients au sein des différents services et des places disponibles, PatientFlowManager© va permettre de lui attribuer le lit le plus adapté.
Forte d’une expertise et d’un savoir unique dans le domaine, l’entreprise Effigen a su développer une solution unique dans la francophonie, pour accompagner les équipes des centres hospitaliers et des cliniques au quotidien.
OFFRIR AUX HÔPITAUX UN MOYEN DE MIEUX MAÎTRISER LEURS FLUX
A l’origine du projet, une volonté de mieux répondre à la demande croissante de soins programmés sans pour autant obérer la prise en charge des urgences, notamment en diminuant le délai d’attente avant la prise en charge dans un service d’hospitalisation. De ce fait, la solution repose sur la maîtrise des processus d’admission, ainsi que sur la mise en place d’un système d’information adapté, qui permet d’avoir en temps réel une vision des flux programmés et non-programmés, réels et prévisionnels.
« La quasi-totalité des logiciels existants ne répondait pas à ce besoin de gestion des flux, se cantonnant à un aperçu des lits disponibles », explique Dominique Dejean, associé fondateur d’Effigen. Ainsi, PatientFlowManager© a été créé en prenant exemple sur les outils de gestion des flux utilisés dans le domaine industriel, et en appliquant une ingénierie spécifique aux besoins des hôpitaux et des cliniques.
Concrètement, trois cas sont possibles, détaillés par Dominique Dejean. Lorsque le système d’information (SIH) de l’hôpital est compatible avec une gestion des flux, Effigen vient s’appuyer sur le SIH en place, mais ces cas restent marginaux. Deuxième cas : le SIH existant n’est capable de répondre qu’aux besoins de la gestion des flux au niveau des unités. PatientFlowManager© est alors interfacé au SIH et apporte une aide essentielle à la tour de contrôle et au service d’accueil des urgences. Enfin, troisième possibilité, le SIH ne couvre pas la gestion des flux : dans ce cas, PatientFlowManager©, interfacé à la GAM, est mis à disposition à la fois dans les unités de soins, la tour de contrôle et au service d’accueil des urgences.
UNE AIDE PRÉCIEUSE À LA GESTION DES LITS D’URGENCE
À l’HNFC, la cellule d’ordonnancement, qui fonctionne avec PatientFlowManager©, est composée d’une équipe d’infirmiers entièrement dédiés à cette tâche. Au quotidien, l’utilisation de la solution permet une plus grande fluidité dans la gestion de l’arrivée des patients. « Même si cela ne crée pas de lits supplémentaires », ironise la Présidente de CME, PatientFlowManager© décharge les soignants d’un travail logistique et permet de gérer les pics d’activité auparavant très difficiles à encaisser. La solution a été mise en place pour mieux répartir la charge des travail entre les médecins et soignants face à une croissance constante des admissions.
Pour cet hôpital situé près de Mulhouse, l’un des premiers clusters de la Covid-19, PatientFlowManager© a aussi été d’une grande aide lors des vagues d’admissions liées à l’épidémie. « Chaque après midi, nous devions transformer un service existant en service dédié à la prise en charge des patients atteints de COVID », explique le Dr. Anne-Sophie Dupond. Une adaptation en urgence grandement facilitée par le logiciel, qui permet d’avoir un aperçu global sur les lits disponibles et les différents espaces de l’hôpital.
Même son de cloche du côté du CHL, le Centre Hospitalier du Luxembourg – CHU de référence du pays qui prend en charge au plan national les pathologies lourdes – et dont la directrice des soins est Mme Daniela Collas. C’est elle qui a piloté le déploiement du dispositif d’ordonnancement avec l’usage du logiciel PatientFlowManager© fin 2019, dans les services de chirurgie et de médecine adulte, afin de répondre à un problème de croissance forte des admissions. « C’était un gros changement », résume-t-elle, qui a nécessité « un travail managérial de préparation et de communication » avec une assistance importante sur le terrain assurée par l’équipe Effigen.
Au CHL, cet outil d’aide à la décision, comparable à celui déployé dans les tours de contrôle aériennes, a généré une amélioration de l’organisation du travail médico-soignant. Plus besoin de trouver le lit adapté aux besoins du patients au bon moment ce qui permet aux équipes de se concentrer sur d’autres tâches auprès des patients. « Il s’agit de placer au mieux le patient programmé ou arrivé en urgences. Tout est mieux piloté », résume Daniela Collas. À l’avenir, le CHL a décidé d’étendre le dispositif d’ordonnancement avec PatientFlowManager© à clinique pédiatrique, à la maternité et dans les hôpitaux de jour médico-chirurgicaux.
Garance Cherubini
