GED et démarche qualité : la transversalité des outils au GHT Mont St-Michel

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Depuis mars 2017, tous les professionnels de santé ont l’obligation de déclarer la survenue d’un Evénement Indésirable Grave associé à l’Activité des Soins (EIGAS) auprès de la HAS, Haute Autorité de Santé. A propos de ce dispositif, le Professeur Dominique Le Guludec, présidente de l’institution, cite Marie Curie en signifiant que les protagonistes n’ont « rien à craindre et tout à comprendre ». Un système qui se veut vertueux et qui doit passer par des outils appropriés. Exemple au CH Avranches-Granville.

 

Vers une harmonisation des pratiques

 

Pour se mettre en conformité, dès 2016, le CH Avranches-Granville a cherché un nouvel outil de pilotage de sa gestion des risques et de sa démarche qualité. Sa contrainte ? La transversalité. Le CH est l’établissement-support d’un GHT regroupant 6 établissements  et collabore avec plusieurs structures de proximité.  Il se devait de trouver une solution commune. « Lorsque nous avons passé notre appel d’offres, rappelle Sandra Janvier, responsable qualité, QualNet était la seule société à proposer une véritable solution de transversalité entre divers sites ». « Nous abordons la GED (Gestion Electronique des Documents) et la gestion des risques dans le cadre d’une collaboration inter-établissements, détaille Olivier Le Pape, directeur général de QualNet. Nous mettons ainsi fin au travail en silos ».

 

La solution Intraqual s’articule autour de deux outils qui couvrent d’une part la gestion de la documentation qualité (Intraqual DOC) et d’autre part la digitalisation de formulaires (procédures, protocoles de soins, évènements indésirables, plans d’actions, avec Intraqual Dynamic).Les éléments ainsi générés sont mis à disposition des acteurs sur l’ensemble des sites hospitaliers, via le même logiciel. L’information est disponible partout et il est possible d’avoir une vue d’ensemble de tous les sites. « Cela nous a permis d’harmoniser nos pratiques, souligne Sandra Janvier. Nous présentons des résultats globaux, pour tous nos établissements : rapports d’activité, bilans d’audits, statistiques (nombre de déclarations par service, par établissement, par type d’événement…), nous avons donc une communication globale. Cela renforce considérablement notre esprit de groupe. Nous créons du lien à travers les indicateurs et à travers la gestion des documents, qui sont désormais les mêmes partout ».

 

Répondre à un fort besoin d’agilité

 

La force de ces outils, c’est également leur adaptabilité. « Nous avons 2000 agents, note Sandra Janvier. Il était impossible de les former un à un. Nous avons bien organisé quelques réunions d’informations dans les équipes mais l’idée était que les services soient autonomes sur l’utilisation de ces logiciels ».

 

A partir d’un socle applicatif existant, les possibilités sont nombreuses, à l’image d’un logigramme. « Nous connaissons le fort besoin d’agilité de nos clients, précise Olivier Le Pape. Nous avons donc conçu notre solution comme une « boîte de Lego ». L’idée n’est pas de forcer l’organisation à rentrer dans notre logiciel, mais, au contraire, d’offrir la possibilité de créer un outil à l’image de leurs protocoles et de leurs métiers ». Par exemple, sur la procédure de gestion des événements indésirables, l’outil va s’adapter à l’organisation de l’établissement.

 

Par qui est déclaré l’incident ? A qui la déclaration doit-elle être transmise ? Qui doit en être informé ? Comment est-elle traitée ? Quel plan d’actions doit être déclenché ? Quels sont les indicateurs à piloter ? Autant de questions qui trouvent écho dans la solution Intraqual. « Les protocoles peuvent ainsi être digitalisés très rapidement, de manière autonome par les équipes », souligne le directeur général. Et la responsable qualité confirme : « Nous avons pu générer des formulaires qui correspondent à nos procédures, pour les appliquer aux contraintes de nos établissements. Et les possibilités sont nombreuses car les fonctionnalités sont riches ».

 

Tableau de bord et club utilisateurs

 

Au registre des fonctionnalités, le logiciel Intraqual Dynamic permet de rapprocher diverses informations dans le cadre de la démarche qualité. Il peut ainsi analyser différents événements et apporter une aide à la décision pour pallier le risque d’événements indésirables. Intraqual DOC, lui, va recenser l’ensemble des exigences applicables en termes de qualité et de sécurité des soins que l’utilisateur pourra aisément retrouver, via le moteur de recherche. Mais l’un des outils les plus précieux, c’est, aux yeux de Sandra janvier, le tableau de bord. « Il retrace toutes nos tâches (documents à signer, à modifier, à réviser).

 

Cela nous permet de suivre l’avancement des formulaires et de nous assurer que les bons documents sont bien à disposition des professionnels ».

 

Et pour utiliser l’outil au maximum de ses capacités, un club utilisateurs a été créé. « Lors des deux rencontres annuelles, nous pouvons échanger sur les possibilités de l’outil, explique Sandra janvier.

 

Il est également question des évolutions pour les années à venir, ce qui est primordial pour nous, car cela impactera notre quotidien ». Le signe que ce partenariat devrait durer encore de longues années…

 

Marion BOIS

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