Aujourd’hui, le personnel d’accueil des hôpitaux est dépassé par le nombre de demandes des patients et les vérifications des dossiers de chacun. Cette disponibilité physique et intellectuelle augmente la durée d’attente de personnes faisant l’objet d’un traitement médical précis. Un patient qui vient régulièrement effectuer un suivi est donc obligé de faire la queue et de passer à la réception administrative à chaque venue.
Face à ce problème, l’Institut Mutualiste de Montsouris (Paris) a fait appel à ELECOM – fabricant et intégrateur de solutions interactives –, en collaboration avec InterSystems et AGT Systèmes – éditeurs de logiciels –, afin de trouver une solution adaptée, HOSPICOM.
HOSPICOM est une borne d’accueil et d’orientation hospitalière permettant au patient de s’identifier par différents moyens : le scan du code barre de sa convocation, son IPP (Identifiant Permanent Patient) et son identité (nom/prénom/date de naissance).
Grâce au rapatriement des rendez-vous sur HOSPICOM, le passage à la borne permet de créer un fichier correspondant à l’identification du patient éligible à la validation administrative automatique. Les critères d’éligibilité résident dans la certitude d’avoir toutes ses données nécessaires à jour, pour ensuite automatiser son processus administratif. S’il n’a pas de rendez-vous (ou est non éligible), le patient recevra un ticket qui le dirigera vers le service et les interlocuteurs adéquats.
« Suite au cahier des charges fourni par l’IMM, nous avons établi une nomenclature hardware et software. D’un côté, nous avons adapté l’interface pour intégrer les systèmes de l’hôpital comme Clinicom et Doctolib, de l’autre, nous avons conçu le design de la borne d’accueil pour une utilisation pratique et efficace », explique Maxime Rousseaux, Responsable Digital d’ELECOM.
Dans le but de guider au mieux le patient, une animation en réalité augmentée permet de se repérer dans l’hôpital afin de savoir où se diriger. « En plus d’un design des bornes en harmonie avec l’esthétique de l’IMM, l’orientation est facilitée pour nos principaux services médico-techniques : les consultations de cardiologie, le laboratoire de biologie et l’imagerie médicale », confirme Patrick Bolore, Directeurs des Systèmes d’Information de l’IMM.
L’efficience d’HOSPICOM a abouti à son lancement sous forme de licence pour un déploiement dans d’autres centres hospitaliers. L’objectif des équipes d’ELECOM, grâce à leurs compétences de développement, est de s’adapter aux systèmes d’autres établissements, comme, prochainement, l’hôpital Foch (Suresnes).
L’autre projet de l’année 2019, toujours en collaboration avec l’IMM, est de faire évoluer HOSPICOM pour permettre aux patients de régler leurs reliquats et de communiquer leurs sorties de séjour.
Ce premier bilan est enthousiasmant pour Patrick Bolore : « On assiste à une évolution des applications médicales. La digitalisation des pratiques permet de renforcer la connexion entre les médecins, les laboratoires et les patients. Il y a une conduite de changement, tant du côté
du patient que du personnel médical, à assimiler. La transition se fait progressivement mais sûrement car tout le monde constate que HOSPICOM facilite le quotidien de chacun. Le patient à jour valide sa venue en 3 minutes à la borne et se présente directement à son rendez-vous, plutôt que de faire la queue et de passer à un box administratif, pour une durée d’attente de 40 minutes. »
Cette évolution du taux de passage à l’IMM confirme que la solution d’ELECOM fonctionne et permet au personnel d’accueil de gérer d’autres tâches tout en fluidifiant l’accueil des patients.
