Tracer les ressources physiques, un défi de taille à l’échelle d’un établissement hospitalier. Clés d’accès à des locaux spécifiques, badges, matériels d’usage restreint… La gestion des mouvements de ces ressources prend un temps considérable et peut laisser place à une certaine marge d’erreur. La société Traka promet de rendre cette mission automatisée et sécurisée, par le biais d’armoires électroniques dédiées.
UNE DISPONIBILITÉ 24/24H ET 7/7J
Le secret de ces armoires, c’est leur adaptabilité à chaque projet, à chaque besoin. Déployées dans des sites nucléaires, à la SNCF aussi bien que dans des cabinets d’infirmiers de taille réduite, elles peuvent couvrir de nombreuses missions. « Dans le secteur hospitalier, les usages principaux consistent à contrôler la détention de stupéfiants ou de clés d’accès à des locaux spécifiques », précise Olivier Vidal, ingénieur technico-commercial chez Traka France. Le principe est que, grâce aux armoires, le matériel reste disponible 24/24h et 7/7j mais que seules les personnes autorisées peuvent y accéder via un code ou un badge. Au CHU de Libourne par exemple, une quarantaine d’armoires sont installées, avec des usages divers.
Au CHU de Lille, 4 armoires sont arrivées au mois de juillet dernier. « Nous en avons installé une dans chaque pôle technique, détaille Thibault Petureau, chargé d’opérations au service technique de l’établissement. Elles rassemblent 120 trousseaux au total. » Elles assurent la gestion et le suivi des passes techniques des bâtiments. Cela permet aux entreprises extérieures qui possèdent un badge, d’accéder aux clés lors des visites ou des dépannages. L’établissement peut en effet gérer lui-même la liste des utilisateurs. « Nous avons créé des groupes qui ont accès à certaines clés, explique le chargé d’opérations. Il y a un groupe « entreprises extérieures», un groupe « responsables techniques », un groupe « techniciens CHU » et un groupe «administratif». Chaque groupe a accès à des trousseaux différents, et ne peut sortir que deux trousseaux à la fois. » Les armoires peuvent également s’interfacer avec les logiciels de gestion des droits d’accès pour fluidifier encore la constitution de ces groupes.
LA GARANTIE D’UNE TRAÇABILITÉ DES UTILISATIONS
Outre la sécurisation de ces matériels, les armoires offrent une traçabilité de tous les mouvements. « Ces mouvements sont enregistrés par nos équipements, souligne Olivier Vidal. L’opérateur a la possibilité de récupérer ces informations directement sur l’armoire, via une clé USB, ou de brancher l’armoire sur le réseau. Il peut alors avoir une vue en temps réel sur les clés sorties, grâce au logiciel TrakaWEB. » Il peut aussi paramétrer les alertes et recevoir des mails lui indiquant le matériel pour lequel il y a un retard de restitution.
Cet historique induit une responsabilisation du personnel et donc une baisse du risque de perte du matériel. « Avec l’arrivée des armoires, nous ne sommes plus « homme dépendant ». Avec notre ancienne armoire, une personne était en charge de la délivrance des clés. Cela était inscrit dans un registre, à la main. Nous avons donc sécurisé le process et gagné un temps considérable. » De plus, cette garantie d’un accès 24/24h présente un grand intérêt depuis la crise sanitaire lié au Covid. « Avec l’augmentation du télétravail, nous avons enregistré une augmentation de la demande sur nos armoires, pour que le matériel reste disponible sur le terrain », constate Olivier Vidal.
Et Thibault Petureau d’ajouter : « Ce qui me plait avec cette solution, c’est que les armoires sont à la fois interconnectées et indépendantes. L’interface homme-machine est vraiment bien pensée et simple d’utilisation. » Une satisfaction sur toute la ligne, donc. La clé du succès, en quelque sorte…
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