Dématérialiser la prise en charge administrative : un préalable à l’efficience médicale

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Lancer une demande de prise en charge en quelques clics, suivre sa transmission sans perdre une seule information, tracer son évolution à chaque instant. Le tout en une seule solution, pour l’ensemble des équipes de préadmission, d’admission, de suivis, d’annulation et d’hôtellerie, sans oublier le service comptabilité.

Cet outil, nommé 4axes, fonctionne aujourd’hui au sein d’un millier d’établissements hospitaliers. Sih-solutions revient en détails sur les raisons de cette réussite

 

MOINS D’ADMINISTRATIF, PLUS DE MÉDICAL

« Depuis 2015, nos audits successifs nous ont permis de mieux comprendre les besoins du patient pendant son séjour, en termes de gestion administrative de la prise en charge. Il s’est révélé que l’usage du papier, mais aussi la complexité des process l’empêchaient de se concentrer sur sa pathologie », indique Olivier Sillard responsable du pôle Facturation – DMR d’ELSAN.

Cette prise de conscience ne concerne pas seulement le patient. En effet, elle provient d’un second constat partagé par de nombreux services administratifs quant à la déperdition d’informations, due à un archivage parfois trop laborieux, ou à la chronophagie du suivi de la demande.

« La nécessité de gain de temps ainsi que les difficultés rencontrées avec les mutuelles nous ont poussé à choisir 4axes. », explique Christianna Telmar – Responsable de la gestion administrative des patients au centre hospitalier Simone Veil -, « La plate-forme simplifie l’envoi des PEC mutuelles et supprime la multiplication des interlocuteurs. L’envoi de fax ou courrier aux complémentaires était chronophage et sans certitude de retour positif ou négatif. »

De cette double problématique, impactant les patients autant que les professionnels de santé, est née la nécessité de la dématérialisation. « Dès 2017, il était devenu évident qu’il nous fallait automatiser la demande de prise en charge, pour faciliter et fluidifier la gestion administrative. L’éditeur a donc proposé une version pilote, déployée au CMCM santé du Mans. Les retours furent extrêmement positifs, notamment sur la relance automatique au bout de 10 jours sans nouvelles de la mutuelle. Les équipes pouvaient enfin suivre, en temps réel, l’avancement du dossier de leurs patients », raconte Olivier Sillard.

« Grâce à ces deux modules de demande de prise en charge et de facturation, nous avons pu régler nos problèmes de volumétrie papier auprès des mutuelles, optimiser les chaînes de traitement des demandes, mais aussi dynamiser nos procédures et gagner du temps », explique Aurélie Bouron, responsable de l’identitovigilance au CHU d’Angers.

UNE GESTION PLUS EFFICIENTE

Depuis ce premier essai concluant, la solution n’a cessé de se développer en intégrant de nouvelles capacités, afin de contribuer davantage à la simplification, la fluidification et l’efficacité du circuit administratif de prise en charge du patient. «Il est clair que nous avons effectué un bond dans l’ère de la dématérialisation. Tout est paramétré avec un numéro de dossier patient et de prise en charge, l’ensemble des éléments étant visibles sur la plateforme 4axes. De même, pour les réponses des mutuelles, tout est beaucoup plus rapide. Généralement, le délai d’attente est d’une journée, voire deux jours en moyenne », explique Aurélie Bouron.

Au-delà de la demande d’admission automatique auprès des mutuelles, 4axes n’a cessé de s’enrichir : en 2019, les équipes ont ainsi pu profiter d’un système de télétransmission de la facturation, avec pour conséquence immédiate l’abandon de toute impression papier. Parmi les autres fonctionnalités ajoutées à la solution, on trouve un indicateur statistique particulièrement pertinent : « via un compte administrateur, il est désormais possible d’avoir une vision globale de l’efficacité du suivi des prises en charge, des factures, pour s’apercevoir du moindre dysfonctionnement du côté des organismes de mutuelle et de complémentaire, grâce à des alertes signalant leurs difficultés informatiques, techniques ou internes dans l’établissement de la prise en charge », précise Olivier Sillard.

Et la montée en puissance de l’outil ne s’arrête pas là. En 2020 est en effet prévu un déploiement conjoint avec Dedalus Web 100T, en vue d’une dématérialisation complète des échanges avec les différents organismes résultant en un PDF récapitulatif dans le dossier patient.

FORMER POUR SIMPLIFIER

Cette solution, directement intégrée dans les logiciels hospitaliers, puise également sa force dans un accompagnement à la maîtrise de l’outil, via une formation courte, mais extrêmement solide.

« A l’issue de trois heures de formation, les agents d’admission, de préadmission mais aussi de facturation sont prêts à faire des demandes de prises en charge sur la plateforme. Nous veillons à ce que tout le monde s’approprie les outils et sache comment se diriger en une demi-journée. Cela nécessite bien sûr une préparation en amont de toutes les configurations nécessaires au niveau informatique, un autre aspect de notre travail, où nous travaillons en étroite collaboration avec les gestionnaires d’établissements », explique Caroline Allard, formatrice et chargé du déploiement sur site chez 4axes.

Et, chez ELSAN, l’accompagnement de la montée en compétence du personnel administratif hospitalier se veut didactique, complet et en totale adéquation avec l’objectif final : gagner en temps, en efficience, dans une logique écoresponsable :

« Nous essayons toujours de rendre la formation ludique, pour que les personnels se délestent de leur appréhension vis-àvis de l’informatique, par exemple. Nous prenons également le temps, par des points de vulgarisation, de toujours améliorer leurs connaissances sur les mutuelles, les délégataires et les assurances complémentaires, un sujet complexe qui peut poser des difficultés aux équipes administratives des hôpitaux. Mais, l’important reste la transmission d’un process, par une formation pratique et participative, avec à la toute fin un test sous forme de quizz dématérialisé sur leur smartphone. Nous restons ainsi cohérents avec notre objectif zéro papier, même à l’étape du déploiement », poursuit Caroline Allard.

« Le bilan est véritablement positif, avec une prise en main confortable de l’outil, notamment grâce à un bon accompagnement du personnel dans cette nouvelle organisation. Les équipes ont d’ailleurs très bien accueilli 4axes », précise Aurélie Bouron.

Aujourd’hui, c’est plus de 80 000 demandes de prise en charge par semaine qui sont traitées par 4axes, avec en moyenne 80% de retours dans les trois jours suivants la demande. Un gain de temps avéré ainsi qu’une optimisation tout à fait notable pour l’ensemble des équipes administratives des hôpitaux ayant franchi le cap de la dématérialisation.

Un travail quotidien de dématérialisation des flux « rendu possible grâce à l’expérience des collaborateurs mobilisés autour de la solution 4axes, aux relations avec l’ensemble des acteurs de la prise en charge comme les mutuelles, véritables partenaires avec qui nous déployons des solutions telles que des Webservices, et à la parfaite fiabilité de nos outils. Nous sommes définitivement un facilitateur entre deux mondes, le lien entre les établissements de soins et les mutuelles », comme le souligne le directeur général de 4axes, David Caquineau.

Steve Serafino

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