Co-construire le DPI : Opération réussie pour les équipes du CHAM, Centre Hospitalier de l’Agglomération Montargoise
Le Centre Hospitalier de l’Agglomération Montargoise (CHAM) est un établissement de santé dont les pôles d’activités se concentrent sur des domaines clés comme le MCO, le SSR, la psychiatrie et le médico-social (EHPAD).
Doté d’une vingtaine de services et d’une activité chirurgicale conséquente – avec un bloc opératoire effectuant 7 500 interventions par an – la construction d’un SI, prenant en compte toute la gestion et le traitement de l’information, s’imposait avec force.
Depuis 2011, le CHAM a déployé le DPI Orbis – édité par Agfa HealthCare – afin d’obtenir un Dossier Patient totalement intégré et limiter les interfaces inter-applicatives. Retour sur un véritable travail d’équipe où l’apport de chacun contribue au bien-être des patients, des résidents mais également des professionnels de santé.
De la naissance de LéoDIP à nos jours
Jean-Pierre Pichon, chef du DIMAPQ (Département de l’Information Médicale de l’Accueil Patient et de la Qualité) nous donne l’historique : « C’est en 2007 que nous avons commencé à réfléchir sur l’informatisation du dossier médical et du dossier de soins. Au terme d’un appel d’offres, le choix de la solution Orbis s’est imposé en 2010 et, de cette décision, a découlé la constitution de l’équipe opérationnelle DIP. Ce choix organisationnel est d’autant plus important qu’il s’agit de mettre en œuvre un véritable système de traitement de l’information « médicale » et non d’une simple gestion électronique de documents médicaux. »
L’équipe opérationnelle du Dossier Informatisé du Patient – surnommée LéoDIP – est une unité du DIMAPQ, qui a pour but d’assurer un accompagnement et une communication avec les professionnels de santé utilisant Orbis. « Un cadre supérieur de santé pilote l’équipe du point de vue opérationnel et soignant », précise Catherine Billard – Directrice de la DSII (Direction du Système d’Information et de l’Informatique) -, « constituée de soignants, d’administratifs et aussi d’un informaticien pour la partie technique. »
Le relais entre les soins et les cadres de pôle est effectué par Muriel Morel – cadre de pôle URIA (Urgences, Réanimation, Imagerie et Anesthésie) et responsable de l’équipe DIP – qui a commencé son travail sur le DPI, en 2016, « en informatisant le dossier des urgences via le module EMS, au niveau de la pancarte et de l’organisation des soins, en prenant en compte la géographie des urgences et le flux des patients. La simplicité du DPI – prérequis pour un service aussi dense – a été saluée par les utilisateurs. Les relevés d’indicateur (temps d’attente) nous permettent d’avoir un suivi optimal de ce service ». Sur Orbis permet à l’ensemble des praticiens de tous les services cliniques et médico-techniques, y compris le service d’imagerie et le bloc opératoire de partager toutes les informations nécessaires du patient.
Véritable levier entre l’informatique et le médical pour le déploiement du DPI, l’équipe DIP a supervisé chaque étape de l’arrivée d’Orbis au sein du CHAM : « Pour chaque module, nous avons réalisé une étude préalable avec les professionnels de santé afin de connaitre les besoins de chacun. Cette connaissance transcrite au travers du paramétrage permet une adaptation d’ORBIS par rapport à leur future utilisation du DPI. », nous explique Mehdi Allegret – Responsable fonctionnel DIP et référent SI CSM -, « Un travail de partenariat entre le CHAM et AGFA permet d’élaborer la solution la mieux adaptée. »
Un déploiement sur-mesure
Suite à ces échanges, Agfa propose un ensemble de formations aux paramétreurs et aux utilisateurs, axées sur les demandes des usagers. L’ensemble du paramétrage – réalisé par LéoDIP – est ensuite présenté aux équipes qui se chargent de le valider ou, dans le cas contraire, de le faire réévaluer. Dans le cas d’une validation, la mise en production et le déploiement se mettent en place avec les métiers concernés (médecins, infirmiers, aides-soignants, sages-femmes, assistants sociaux, équipes transversales).
« Orbis propose une réelle souplesse », poursuit Mehdi Allegret, « il est possible de faire du développement pour que le paramétrage corresponde aux nouveaux besoins, mais aussi discuter avec l’éditeur, qui peut accroitre les possibilités du logiciel et l’adapter à de nouvelles réglementations ou de nouveaux besoins métiers. »
Catherine Billard souligne « que l’arrivée d’Orbis a été facilitée par la maturité du personnel médical et soignant. On a pu faire un « big bang » sur l’ensemble des activités, avec un périmètre conséquent comprenant la documentation médicale : recueil des données médicales et médico-sociales, observations, CERFA, ordonnances… ». La communication de l’équipe DIP, prérequis pour la conduite de changement au sein des équipes, a été débutée 9 mois avant la mise en place d’Orbis. « Après l’installation de ce socle, nous avons informatisé la planification au niveau des blocs opératoires. Ensuite, il a fallu travailler sur le dossier de soins, déployé sur l’ensemble de l’établissement en 2 ans. Il faut ajouter que le CHAM a été pilote pour Agfa (CPOE) pour la prescription d’imagerie, interfacée avec l’IMPAX (RIS d’Agfa) via Q Planner. »
DPI en évolution constante
Le CHAM a continué son chemin avec le DPI Orbis, avec les déploiements actuels – que sont la solution Orbis EHPAD et le module MEDICATION – qui seront pleinement opérationnels vers la fin de l’année : « Ce dernier module est un socle qui comprend le livret thérapeutique et l’intégration du circuit du médicament. », précise Jean-Pierre Pichon, « Désormais, les prescripteurs, les soignants et les pharmaciens n’ont plus besoin de naviguer entre deux applicatifs. Ils accèdent aux informations nécessaires pour gérer la cohérence de la prescription dans le même environnement. »
Hadrien Bétourné – responsable applicatif au sein du CHAM – met en avant « la flexibilité offerte, grâce au Composer, permettant aux équipes de créer leurs propres formulaires, utilisés et partagés par les services de l’hôpital. C’est un moyen de satisfaire les besoins de chacun. »
Le CHAM accepte de partager ses formulaires et requêtes avec d’autres établissements membres du RESO (Club des utilisateurs ORBIS). Ce dernier dispose d’une formulothèque qui permet d’enrichir l’offre d’ORBIS. La cession entre les sites est gratuite.
Référentes, clés du déploiement
La mise en place du module Medication a nécessité une référente soignante. Florence Jeulin – référente circuit du médicament – nous explique les missions liées à ce rôle : « Je prépare les sessions de formations pour les infirmières et les sages-femmes. L’aspect le plus délicat a été de coordonner l’interopérabilité entre notre précédent logiciel vers Orbis, sur lequel nous avons effectué un travail conséquent. »
« Le déploiement a démarré par un service pilote, le SSR. Le module est ensuite diffusé à l’ensemble des EHPAD, du MCO (y compris les consultations externes), étage par étage, en commençant par les urgences car c’est par ce service qu’arrivent les patients (60 000 passages/an) », poursuit Florence Jeulin, « Ce déploiement se termine par la psychiatrie. » Vincent Marcon (Chef de projet AGFA pour le CHAM) ajoute « qu’on ne peut pas tout déployer en une fois. Il faut choisir un sens, un circuit. Les urgences regroupant le plus d’entrées, cela nous permet de traiter un grand nombre de dossiers rapidement. Un travail d’antériorité est effectué sur la prescription, cela facilite le déploiement aux autres services ».
Un travail avec les référents a été nécessaire et souhaité par la direction des soins. L’accompagnement par LéoDIP des équipes et des utilisateurs est le garant de la réussite du projet ORBIS.
Au niveau de la solution EHPAD, les équipes LéoDIP et soignantes des EHPAD procèdent à un recueil de besoins afin de paramétrer Orbis. Nadine Brémont – référente et infirmière en Addictologie – qui avait travaillé sur le module Réanimation, est maintenant en charge des EHPAD : « L’adaptation se fait progressivement, sachant que l’on utilise déjà certains modules, comme les soins par exemple. Le fait d’avoir une connaissance des différentes briques d’Orbis aide à la paramétrer finement afin d’éviter à l’utilisateur de perdre du temps. »
« Il faut prendre en compte que l’on parle d’un résident, pas d’un patient. Cette nuance a son importance car la prise en charge n’est pas la même. On se réfère à son autonomie, ses habitudes de vie, son comportement… », ajoute Nadine Brémont, « Ces informations sont disponibles pour le médecin des urgences en cas d’intervention. »
L’unicité du dossier patient/résident permet de retracer l’histoire d’un individu : « Le médecin qui prend en charge le résident aura la vision de ce qui s’est passé à l’hôpital », poursuit Jean-Pierre Pichon, « et, inversement, quand il ira à l’hôpital, son histoire de pensionnaire sera accessible dans le DPI. » Mehdi Allegret précise que « la solution EHPAD bénéficie d’un consultant infirmier ayant officié dans ces structures. Cela facilite la communication entre les soignants et notre équipe. Chacun peut comprendre les contraintes des autres pour avancer au mieux dans la réalisation du projet ».
Hôpital et éditeur : l’association gagnante
La formation initiale des agents n’exclut pas des sessions groupées ou individuelles post-déploiement. « Nous assurons la hotline mais nous nous déplaçons aussi dans les services », confirme Hadrien Bétourné. Ces contacts constituent un retour d’expérience permettant aussi de faire évoluer les formations.
« Ainsi nous pouvons découvrir de nouvelles problématiques et ces informations aident à une meilleure adaptation de l’outil. C’est pour cela que la présence d’Agfa, lors des formations et du déploiement, est importante » Lorsque la solution est en phase de « rodage », « il est nécessaire d’avoir un retour utilisateur pour ajouter de l’accompagnement selon les besoins. L’ajustement se fait au fur et à mesure. », ajoute Vincent Marcon.
« Les choses avancent », reprend Hadrien Bétourné, « on a déployé la plupart des modules. » Le contact avec les différents profils métiers enrichit l’équipe DIP qui découvre les spécificités de chaque secteur du CHAM : « Nous sommes en relation avec des personnes actives, et qui voient un intérêt pour l’informatisation et la traçabilité, et ce que ces dernières peuvent leur apporte en gain de temps. Nous réévaluons leurs retours avec Agfa pour travailler ensemble, en bonne intelligence. L’adhésion et l’implication des utilisateurs valorisent notre travail. »
La proximité semble être le maître mot pour l’équipe DIP. Elle assure une visibilité claire et précise qui permet aux équipes d’Agfa d’adapter leur déploiement : « Les besoins sont vus bien avant de nous contacter », constate Vincent Marcon, « même si ces derniers peuvent changer lorsque l’on passe de la théorie à la pratique, nous ne sommes jamais dans le flou et on sait sur quoi cibler nos actions. » De même, selon Mehdi Allegret, « les recommandations d’Agfa sur les bonnes étapes à suivre nous permettent d’évaluer ce que l’on peut mettre en place ou non. On arrive à évoluer en faisant front commun ».
« Un DPI nécessite un large périmètre mais le déploiement peut être scindé, via un compromis entre l’hôpital et nous », conclut Vincent Marcon, « avec une approche nouvelle sans causer de trop grands impacts pour le personnel soignant. »
Jean-Pierre Pichon nous annonce – pour 2020 – la future communication avec le système de gestion du laboratoire, afin d’accéder à la prescription connectée mais aussi au retour des résultats à partir du dossier patient. » Pour conclure, Catherine Billard nous délivre, en quelques mots, une synthèse limpide : « La robustesse technique et la modularité du DPI Orbis ne doivent pas faire oublier qu’elles sont pilotées par des professionnels ayant une culture de l’hôpital. C’est un enrichissement constant et mutuel qui ouvre un meilleur champ des possibles pour notre personnel soignant et nos patients. »
