Le PESv2, le nouveau flux comptable adopté par le CHIT de Toulon

Gaël PASSET
Interopérabilité et Urbanisation du SIH
Direction du Système d’Information

Le PESv2, le nouveau flux comptable adopté par le CHIT de Toulon
Agé de deux ans, le Centre Hospitalier Intercommunal de Toulon – La Seyne-sur-Mer accueille chaque jour environ 4 000 agents soit autant d’utilisateurs du système d’information avec des idées et attentes différentes de leurs outils de travail.
Le système d’information du CHIT de Toulon est composé de 180 logiciels et applications. 30 progiciels achetés auprès d’éditeurs de logiciels du monde de la santé sont utilisés par les équipes de santé pour la prise en charge des patients. Celle-ci concerne la gestion administrateur du patient, la gestion du dossier patient, le service radiologie, le service laboratoire, la gestion des rendez-vous, la gestion des comptes rendus… Chacune de ses missions représentent un logiciel spécifique qui communique les uns avec les autres.
Vers une dématérialisation
Dans un besoin de modernisation de son système d’information, le CHIT de Toulon a très vite compris l’intérêt de mettre en place un nouveau format au sein de son établissement : la dématérialisation. En août 2013, il débute ainsi son projet PESv2 (protocole d’échange standard), le nouveau flux comptable, soit la solution de dématérialisation des titres de recettes, de dépenses… La phase tests favorable en avril 2014, permet cinq mois plus tard le passage en production.
Pourquoi choisir le projet PESv2 ?
Pour Gaël Passet, référent Interopérabilité et Urbanisation du SIH à la direction du système d’information du CHIT de Toulon – La Seyne-sur -Mer, le PESv2 est « un premier grand pas dans la dématérialisation de notre grande structure ». Le projet « n’a pas révolutionné » l’établissement de santé, confie Mr Passet, cependant ce nouveau flux comptable a plusieurs avantages :
une amélioration du traitement des données
un gain de temps côté trésorerie dans le traitement des données
aucun ajout de travail au service informatique
un avantage écologique certain
une traçabilité dont l’établissement ne bénéficiait pas avant. Chaque donnée est archivée et peut être retrouvée facilement
un envoi sécurisé. Le PESv2 permet au centre de Toulon d’envoyer 1 000 à 1 200 pièces justificatives de manière sécurisée grâce à la signature électronique
L’utilisation d’un tiers de télétransmission assure la sécurité
Afin de communiquer entre l’établissement de santé et la trésorerie, un serveur tiers est utilisé pour créer la liaison de manière sécurisée. C’est dans ce besoin de simplification, afin d’éviter le lien direct entre la trésorerie que l’établissement utilise la plateforme d’ENOVACOM (l’un des TDT homologué par la DGFIP).
Cet usage « ajoute un intermédiaire mais pour considérablement simplifier la tâche de chacun » selon Mr Passet.
Un projet ambitieux pas sans difficulté
« Il a fallut mobiliser les équipes, les agents… Une collaboration a du se mettre en place entre le service informatique, le service financier, le service administrateur, la trésorerie » révèle Mr Passet.
La difficulté première pour l’établissement a en effet été la collaboration lors des tests, c’est à dire montrer une rigueur concernant les données envoyées à la trésorerie.
A ce jour, dix personnes assurent quotidiennement la production et l’acheminement des titres de recettes et des mandats de dépenses vers les services de la DGFIP.
« Avec toutes ses traçabilités, on a des rejets de la part de la trésorerie » déclare le référent Interopérabilité et Urbanisation du SI. Il faut donc de manière permanente qu’une personne soit vigilante et soit capable de les résoudre assez rapidement. Ses rejets sont au nombre de 10 par semaines, pour 20 à 30 envois par jour. Ils peuvent être de causes différentes : par exemple, une mauvaise domiciliation bancaire va envoyer de manière automatisée un rejet de la part de la trésorerie.
Ce rejet étant en temps réel, le CHIT voit en ce flux comptable un gain de temps considérable.
Malgré le nombre assez faible de rejets, l’objectif du service informatique est de diminuer celui-ci.
Objectif 2015, vers une dématérialisation à deux niveaux
Pour le CHIT de Toulon, le travail n’est pas terminé. En effet, les pièces justificatives fournisseurs ne sont pas encore dématérialisées.
Cette dématérialisation peut se faire à deux niveaux : partielle et totale. Aujourd’hui étant partielle, elle nécessite la réception des papiers fournisseurs par le service informatique, puis l’envoi à la trésorerie. Leur objectif pour 2015 est une dématérialisation totale, c’est à dire l’envoi direct des papiers fournisseurs à la trésorerie sans passer par le service informatique de l’hôpital.
Pour le référent, cette mission représente une contrainte plus importante que le travail déjà effectué en devenant plus rigoureux concernant certaines données des fournisseurs tel que le numéro de SIRET.
La GED, une vision sur le long terme
L’avenir pour le CHIT est la GED, la gestion électronique des documents. Toutes les pièces justificatives pourront être scannées, reconnues et envoyées automatiquement à la trésorerie.
Le PESv2 représente bien un premier pas vers un nouveau format de communication pour le Centre Hospitalier Intercommunal de Toulon – La Seyne-sur-Mer.
Créer des échanges dématérialisés avec des laboratoires et d’autres intervenants, une communication de manière sécurisée sur Toulon entre tous les laboratoires sont ainsi les ambitieux projets du service informatique… Affaire à suivre !