La gestion d’un établissement hospitalier nécessite, certes, des compétences managériales hors pair, mais sans le recours à la technologie informatique nulle optimisation des multiples tâches n’est à espérer. Les responsables de la Fondation Lenval l’ont compris très tôt en recourant à des solutions informatiques fournies par l’éditeur Dapsys.
« Pour s’assurer un archivage correct et un traitement pertinent des données d’imagerie médicales (IRM, Scanner, Radio et Echo), la Fondation Lenval a choisi dès 1999 de recourir aux services de l’informatique en se dotant de la solution VHM Radiologie », souligne le DSI Philippe Lénard. Et de poursuivre : « Avec cet outil, l’accès aux données d’imagerie est devenu accessible à partir de l’ensemble des postes informatiques de l’établissement. Grâce à cette solution, qui répond au standard DICOM, un niveau optimal d’interopérabilité a été atteint pour un meilleur échange d’images entre de multiples environnements tierces, aussi bien au sein de l’établissement qu’à l’extérieur de celui-ci. »
Une facilité d’accès à l’information
De plus, les fonctionnalités intégrées de production et de gestion des comptes rendus permettent au secrétariat des services d’imagerie de produire l’ensemble des comptes rendus immédiatement après l’examen avec facilité grâce à l’utilisation de la dictée vocale, des modèles structurés et d’une gestion sous la forme d’un flux de travail pour l’ensemble des médecins et du secrétariat. La méthode d’archivage repose sur une structure de stockage dédiée (Baies SAN 20To) qui permet le stockage et l’accès aux données multimédias de VHM Radiologie.
Planification et suivi
Philippe Lenard ajoute que : « en complémentarité à cette solution, la gestion de la planification et du suivi est réalisée par VHM RPM (Ressources et Process Management). Ainsi, tous les examens du service d’imagerie de l’établissement sont modélisés sous la forme de processus au sein de VHM RPM afin de prendre en compte l’ensemble des étapes de l’examen ainsi que les contraintes liées au personnel, à l’équipement et aux disponibilités horaires. Avec cette modélisation, il est devenu possible de mieux gérer les prises de rendez-vous et d’assurer la gestion prévisionnelle des activités du service de manière optimale. Par ailleurs, il convient de noter que VHM Radiologie et VHM RPM sont des solutions intégrées incluant la possibilité d’échange de données administratives afin de constituer un unique socle de travail. »
Gestion prévisionnelle et traçabilité
En ce qui concerne la gestion prévisionnelle et traçabilité le DSI évoque la solution de VHM RPM de Dapsys a par la suite été étendue aux autres services de l’établissement (consultation, ORL, OPH, dentaire…) pour mieux assurer les prises de rendez-vous dans et entre les services et d’optimiser la planification prévisionnelle de ceux-ci, mais aussi déclencher un rappel automatique des rendez-vous auprès des patients 72 heures avant la date prévue. Elle sert également pour suivre l’avancement du patient dans son parcours hospitalier par la gestion du flux de réalisations des examens, récapituler l’ensemble des rendez-vous des patients et des documents produits à travers un historique et d’en établir un historique pour assurer une traçabilité. Cela permet de disposer de statistiques de l’activité de l’établissement et des différents services pour les besoins du contrôle de gestion. A noter que cette démarche est le résultat d’un travail de modélisation de l’ensemble des examens sous la forme de processus intégrant les étapes de ces examens de la réception du patient jusqu’à sa libération en passant par la phase de l’examen médicale ainsi que les contraintes qui y sont liées.
Optimisation
L’établissement a recours, depuis 2012, à la solution VHM Surgery qui s’articule autour des mêmes concepts de modélisation que VHM RPM mais, cette fois, pour mieux gérer la planification des interventions chirurgicales et optimiser l’utilisation des 5 blocs opératoires. « Depuis la mise en application de ce nouvel outil, un écran central est installé dans le bloc opératoire afin d’afficher en temps réel l’ensemble des interventions prévus dans la journée ainsi que l’état d’avancement de chaque opération en cours. Les nombreuses contraintes relatives au déroulement d’une intervention chirurgicale sont répertoriées pour pouvoir proposer au patient une date pour subir son opération : disponibilité d’un lit avant et après l’intervention dans les services d’hospitalisation de chirurgie, disponibilité de l’anesthésiste, du chirurgien, du matériel, du temps d’induction, de la durée de l’opération et de la remise en état du bloc avant l’opération suivante. Sans cette modélisation de processus, ce projet n’aurait pu être réalisé pour optimiser l’utilisation des locaux chirurgicaux », précise-t-il. Et de conclure : « par ailleurs, cette solution assure une bonne communication entre les services d’hospitalisation de chirurgie et le bloc opératoire. Et pour une meilleure visibilité du déroulement de l’activité de ce dernier, des statistiques sont disponibles pour connaitre le taux d’occupation effectif et celui programmé ainsi que l’historique pondéré des activités par spécialité et par médecin ».
