Le gain de temps pour le personnel des établissements médico-sociaux est leur cheval de bataille permanent. Les contraintes règlementaires sont importantes dans ces structures qui accueillent et accompagnent l’humain. L’éditeur de solutions GTA, OCTIME, se voit être une solution pour une meilleure gestion des plannings.
LE RÉGLEMENTAIRE AU CENTRE DE LA SOLUTION
La société OCTIME est un acteur de poids du secteur de la Gestion des temps et des activités (GTA). Les solutions SaaS OCTIME (Software as a service) permettent une gestion facilité des ressources humaines. Christophe Pauvert – directeur de l’unité organisationnelle (business unit) dédiée aux petits établissements de santé – explique le développement croissant et le nombre important de clients par la mise à disposition efficace et complète du procédé. « OCTIME, c’est plus de 2 000 clients, 15 M€ de CA en 2020 et 1 M de salariés gérés quotidiennement. Nous dis- posons d’un processus dédié aux entreprises de moins de 200 salariés nous permettant de déployer notre solution à distance en moins de 6 semaines. Ceci comprend l’accompagnement, l’audit, le paramétrage ainsi que la formation ».
Le point de départ de l’éditeur de logiciel est le contrat de 35 heures et le monde de la santé et du médico-social. Son chiffre d’affaires (CA) est aujourd’hui à plus de 56 % réalisé sur les établissements médico-sociaux. L’entreprise a su apporter une solution de gestion du temps « online » capable d’intégrer les contraintes réglementaires spécifiques au secteur de la santé et du médico-social.
De nombreuses structures médico-sociales se sont tournées vers l’éditeur de gestion de temps de travail. C’est le cas de Francis Manzac, DSI et directeur innovation d’Arpavie, groupe privé non-lucratif, composé de 127 établissements dans lesquels opèrent 3 000 collaborateurs permanents et 2 500 vacataires en CDD. « Notre objectif était de proposer un seul outil, homogène, évolutif et paramétrable avec les contraintes de notre métier, le logiciel couvre l’ensemble de ces besoins. Il permet d’intégrer le nombre d’heures réalisées sur une journée, le nombre de vacations sur une semaine ainsi que les éléments variables comme les heures supplémentaires ou les repos compensateurs. Nous recevons une alerte si le système enregistre une anomalie, comme un dépassement du temps de travail par exemple » nous explique-t-il.
L’Ephad Marcillac la Croisille, représenté par Marie-Ange Seaux et Carole Chassagnard – respectivement cadre de santé et responsable d’accueil et de gestion des résidents – a également opté pour cette solution. « Chaque salarié peut accéder en temps réel à son planning depuis son application mobile. Cela permet une grande réactivité, comme dans le cas d’une absence à remplacer rapidement » expliquent-elles.
Nicolas Michel-Vernet, directeur général du groupe OCTIME précise : « nous avons une approche d’optimisation et pas seulement de contrôle. Nos moteurs de calcul permettent d’anticiper, de planifier tout en respectant l’aspect réglementaire comme la récupération d’un jour férié ou la majoration des heures de nuits par exemple ». Le mode SAAS permet de sécuriser la plateforme, un enjeu majeur face aux attaques malveillantes de plus en plus nombreuses dans les établissements de santé ces derniers mois.
VERS UNE MEILLEURE GESTION DU TEMPS
Francis Manzac l’affirme : « aujourd’hui, nous avons moins d’erreurs à la paye, l’outil est fiable et nous permet de mieux suivre et anticiper les plannings ».
Un avis partagé par Marie-Ange Seaux et Carole Chassagnard. « Le logiciel est simple à manipuler, intuitif et modulable. Il permet de rentrer des paramètres spécifiques comme le compteur des congés qui peut être différent d’une personne à une autre. Les employés ont accès à leur planning du mois, à leurs demandes de vacances ou d’absences et à leur compteur d’heures » nous expliquent-elles.
Désormais, nous mettons une demi-journée à construire les plannings là où nous mettions 4 jours avant. C’est un gain de temps considérable, il n’y a plus aucune erreur ce qui implique plus de sérénité dans notre travail au quotidien et plus de dispo- nibilité pour d’autres tâches ».
En termes de prise en main, l’outil est très accessible et ne nécessite que peu de formation. « En une demi-journée, nous étions capables de créer un planning », précise Marie-Ange Seaux.
Francis Manzac, quant à lui, appuie sur la qualité de l’accompagnement lors de la mise en place de l’outil dans ses 127 établissements. « Le même directeur de projet a fait l’interface tout au long du processus, de la phase de préparation jusqu’au déploie- ment de l’outil. Nous avons bénéficié d’un support renforcé les trois premiers mois et les collaborateurs ont eu un véritable accompagnement au changement avec des ateliers de formation et des tutos en ligne pour expliquer le mode de fonctionnement ».
OCTIME souhaite fidéliser et assister au mieux son portefeuille clients en optimisant de manière régulière son outil et en proposant l’intégration de nouvelles fonctionnalités. « Pour nos clients, nous irons bien au-delà de la gestion des temps, en leur permettant de digitaliser leur processus de gestion, des remplacements, des contrats courts et des vacataires. Cette nouvelle offre sera annoncée prochainement et aura valeur ajoutée extrêmement forte, car directement intégrée à la gestion des temps et des plannings OCTIME » nous confie Nicolas Michel-Vernet.
Pour aller encore plus loin, OCTIME a mis en place une « Académie Digitale » dont le but est de proposer aux clients une formation accessible en ligne et réalisable au rythme de chacun pour les accompagner dans la continuité. « Les collaborateurs intègrent facilement les sessions de formation dans leurs activités quotidiennes permettant l’équilibre entre les contraintes métier et le temps de formation » précise Nicolas Michel-Vernet.
Christelle Cherrier
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