A Bordeaux, les membres du personnel du Centre Hospitalier Charles Perrins économisent près de 30 à 40 minutes par jour à lire et trier leur mail. Un gain de temps rendu possible par le système MailCube de Vade retro technologie. « Avant l’installation de ce système, schématiquement un mail sur deux à un mail sur trois était un spam. Pour les personnes qui comme moi sont obligées de fonctionner au quotidien avec un grand nombre d’emails, c’est un gain de temps considérable » raconte le professeur Hélène Verdoux, chef de pôle à l’hôpital.
L’hôpital Charles Perrins, c’est en moyenne 4000 courriels par jours, répartis sur 2200 comptes de messagerie électronique. En 2009, les membres du personnel ont signalé à la direction qu’ils recevaient trop de spams : « On a décidé d’adopter une solution (…) qui nous permet d’agir en lutte technique et donc de filtrer un peu près 35% des mails qui sont considérés comme spam » affirme Alain Mosconi, directeur de la DRM et affaires financières de l’hôpital.
Le système de lutte anti-spam fonctionne sans même avoir besoin de modifier l’architecture de messagerie existante : « Il suffit de déclarer tous les paramètres de son serveur de messagerie, tout simplement. C’est très simple d’utilisation et de paramétrage et ensuite MailCube s’occupe de tout » explique Fabien Rozé chef d’exploitation et production SIH à Charles Perrins.
Une simple interface web, permet aux administrateurs de mettre en place en quelques clics la politique de sécurité. Le procédé agit en amont et en aval des boites mail. Ils peuvent également avoir le contrôle en temps réel de l’activité du service des messageries, selon Fabien Rozé : « Il y a tout un système de tableaux de bord où l’on va pouvoir en temps réel voir le nombre de messages entrants et sortants, le nombre de publicités traitées, les spams traités, les virus traités. On a des rapports quotidiens et l’historisation sur une semaine.
Appliqué à un hôpital, le logiciel peut être confronté à des problèmes de tri excessif. Par exemple, le mot « viagra » utilisé pour signaler un spam, peut très bien être employé de manière légitime dans les mails des collaborateurs. Mais l’analyse comportementale du MailCube permet de ne pas classer automatiquement un message contenant ce mot comme un spam, il évite ainsi de retenir un e -mail sérieux.
Pour éviter la perte de messages importants, depuis deux ans, les utilisateurs peuvent gérer eux même la quarantaine de leur boite mail, ils peuvent consulter les messages considérés comme spam qui leur ont été envoyés. Quant à leur suppression, ils n’ont pas besoin de s’en charger le système détruit lui-même régulièrement les spams.
C’est quasiment le même système pour les publicités, elles qui représentent entre 50% et 80% des mails reçus, sont séparées des autres courriers électroniques et considérées comme non prioritaire. Il en est de même pour les newsletters et les notifications, elles sont classées automatiquement dans un dossier publicité. Un fichier consultable à tout moment par le personnel hospitalier.
En définitive, même les e-mails sortant sont filtrés. L’objectif est de limiter l’envoie de courriers électroniques non intentionnel, c’est à dire d’émettre eux même des spams, les flux sortant passent donc au travers de filtres pour éviter aux adresses mails de l’hôpital d’être black listées.
Le système MailCube a été bien accueilli par le personnel hospitalier. Au delà du gain de temps, ils ont accès à une messagerie électronique claire, organisée et ajustable à leur utilisation.
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