Orbis est un Dossier Patient Informatisé, développé par Agfa Healthcare, composé d’une grande variété de modules, touchant à des principes de workflow et permettant de traiter un certain nombre de circuits et de processus métiers (radiologie, prescription médicamenteuse, laboratoire, bloc opératoire, maternité).
Le 31 janvier 2019, le Centre Hospitalier du Centre Bretagne (à Pontivy) a reçu la visite d’Agfa Healthcare pour confirmer l’extension du module EHPAD et HYDMedia d’Orbis. Cette journée de rencontre a aussi été l’occasion de revenir sur l’historique collaboratif entre l’éditeur et l’établissement hospitalier.
« Notre objectif premier était d’officialiser l’extension de la base d’Orbis – via les modules EHPAD et HYDMedia – au sein de notre établissement », nous confie Marie-Josée Demay -Directrice Adjointe en charge du Système d’Informations, de la Qualité et de la Gestion des Risques –, « cette rencontre a aussi été l’occasion d’échanger directement avec un éditeur. La présence d’Agfa dans l’établissement, pour d’observer en conditions réelles l’utilisation d’un outil et les attentes des utilisateurs, est un moment rare et une belle manière de faire le bilan. »
Emmanuel Mougeotte – Directeur Général de Agfa Healthcare – poursuit : « Ce dialogue avec les équipes du CHCB nous a permis d’obtenir un retour concret sur la réalité de leur quotidien avec Orbis. » En effet, cet évènement a donné l’occasion, à chacun, qu’il soit informaticien, médecin ou infirmier, de témoigner de l’utilisation du DPI dans le cadre de son travail.
C’est le cas notamment de Guillaume Rault – ingénieur chef de projet au service informatique du CHCB – dont l’arrivée dans le centre hospitalier coïncide avec le déploiement du DPI : « Ma tâche a été de planifier et de coordonner les différents chantiers du projet avec Agfa Healthcare. L’aspect opérationnel de mon profil m’a permis d’être référent sur un grand nombre d’aspects d’Orbis. »
En étroite collaboration avec José De Vasconcelos – chef de projet HCIS chez Agfa Healthcare, une équipe pluridisciplinaire (secrétaires médicaux, cadres, infirmières, informaticiens) a été constituée afin d’intervenir sur les spécialités de chacun, dans le but d’assurer une totale polyvalence au projet.
« Avec cette équipe, nous avons pu développer les différents aspects du projet pour chaque service. L’idée était de démarrer par des services plus légers avant de le déployer aux urgences. », ajoute José De Vasconcelos, « Pour la mise en production, un premier service pilote utilise le DPI Orbis sur un périmètre fonctionnel défini (outils bureautiques, documents médicaux, gestion de rendez-vous) avant de le déployer sur deux phases. »
La généralisation aux autres services est une étape progressive, qui nécessite du temps humain pour analyser, avec les utilisateurs, comment s’intègre le DPI dans leurs activités. Il faut identifier s’il y a un besoin d’éléments spécifiques au dossier médical, comme des formulaires par exemple. Le client peut ainsi faire évoluer le DPI avec ces outils de développement intégrés.
Le déploiement se poursuit par la formation des utilisateurs, dans chaque service, afin de généraliser l’utilisation du DPI dans tout l’hôpital.
« On élargit ensuite la couverture fonctionnelle du dossier médical », poursuit José de Vasconcelos, « en ouvrant de nouvelles fonctionnalités (accès/prescription du médicament, implémentation du dossier de soins) où les médecins et les IDE sont les premiers concernés. On reprend ensuite sur le même processus avec le service pilote. »
« C’est un logiciel qui est paramétrable et flexible. », continue Guillaume Rault, « On a pu le personnaliser de façon à nous rapprocher du besoin des utilisateurs et du format papier. Agfa Healthcare met à disposition des établissements une bibliothèque de formulaires bases. Mais l’établissement peut aussi produire ses propres formulaires. »
« Malgré des ralentissements dus au déménagement du CHCB, le déploiement s’est bien passé, avec des phases de préparation en amont, et un laps de temps entre le lancement et le démarrage du premier service pilote. Nous avons fait le choix d’être accompagné par une assistance d’Agfa Healthcare pour ce service et pour le module des urgences. En ce qui concerne la généralisation et la mise en place des nouvelles fonctionnalités, nous avons travaillé en autonomie pour accompagner chaque utilisateur et personnaliser au mieux la couverture de chaque module. »
Les différents échanges d’idées ont permis de résoudre de nombreuses problématiques et d’avancer au mieux dans ce déploiement. Malgré des aléas inhérents à un projet d’une telle ampleur, les relations privilégiées avec les consultants d’Agfa Healthcare ont permis au CHCB de trouver un consensus pour avancer au mieux sur le déploiement d’Orbis.
L’expérience a été enrichissante pour Guillaume Rault : « Cela nous a permis d’avoir une vue transversale du DPI et de nous mettre en contact avec les différents corps de métier de l’hôpital. Ainsi, on acquiert une meilleure compréhension du fonctionnement de l’établissement. »
L’aventure avec Agfa Healthcare s’est poursuivie en 2017, « nous avons mené un projet d’informatisation des urgences, qui est un service sensible. », précise De Vasconcelos, « celles-ci étaient déjà informatisées avec une solution spécifique, le challenge était de la remplacer avec le module intégré du DPI Orbis. Nous sommes actuellement dans la phase de consolidation. »
Le déploiement d’Orbis EHPAD « s’annonce encourageant », conclut Guillaume Rault, « car un gros travail a été réalisé en peu de temps. Continuer avec Orbis permet de ne rien rompre dans la prise en charge du patient, car le logiciel et l’interface restent les mêmes. On attend avec impatience de pouvoir commencer… ». En effet, cette rencontre du 31 janvier a officialisé l’élargissement de la couverture fonctionnelle d’Orbis avec deux modules : Orbis EHPAD et HYDMedia.
Le module EHPAD permettra d’assurer la prise en charge médico-sociale et le suivi complet du parcours des résidents entre l’hôpital et les EHPAD du CHCB (situés à Pontivy et Loudéac), sans avoir besoin de mettre en œuvre un interfaçage complexe au sein du système d’informations.
En s’appuyant sur le socle Orbis déjà déployé au sein de l’hôpital, le module EHPAD va apporter des fonctionnalités complémentaires, permettant une prise en charge globale et un accompagnement personnalisé des résidents : l’informatisation du dossier de vie de la personne, l’élaboration du projet d’accompagnement personnalisé, l’aide aux évaluations gérontologiques (PATHOS, PMP, GIR, GMP), la planification et le suivi des autres intervenants de la structure (ergothérapeute, art-thérapeute, psychomotricien, audioprothésiste…).
« Le module EHPAD a été développé à l’initiative d’Agfa, qui a identifié ce besoin exprimé par les établissements et a su se mobiliser, et avec la participation d’autres établissements du RESO – le club des utilisateurs d’ORBIS – dont nous sommes adhérents », précise Marie-Josée Demay. « Le RESO fédère les établissements utilisateurs du Dossier patient Informatise Orbis. Il permet d’échanger sur leurs expériences et d’exprimer leurs attentes à l’éditeur, en fonction des thématiques traitées et, c’est important, de parler d’une seule voix vis-à-vis d’AGFA.
« Avec le GH 70 de la Haute-Saône et le Centre Hospitalier de l’Agglomération Montargoise, le CHCB fait partie des 3 clients ayant défini le cahier des charges de ce module », poursuit Emmanuel Mougeotte, « ces différents sites ont constitué des groupes de travail afin de définir les contours et les spécificités de leurs besoins. » Ce développement en mode agile a permis de développer plusieurs versions du prototype, afin de le tester par les équipes hospitalières pour l’affiner avant le déploiement.
HYDMedia, quant à lui, est une GED qui intervient sur la partie numérisation, centralisation et archivage de la documentation de l’hôpital. Combiné avec le DPI, mais pouvant s’étendre à d’autres domaines (ressources humaines, finance), « HYDMedia offre un accès rapide aux documents numérisés, avec des fonctionnalités de recherche étendues », confirme Marie-Josée Demay, « tout en allégeant les navettes de pochettes papier, imposées par le flux logistique des archives du CHCB. Cette rapidité d’accès aux dossiers des patients ne pourra qu’améliorer la continuité de prise en charge. En plus de cet aspect GED, ce module permet un back-up du DPI en cas d’arrêt de ce dernier, lors d’une mise à jour ou d’un accident informatique. »
« Le CHCB me semble représentatif de la norme des hôpitaux français », reprend Emmanuel Mougeotte, « j’ai été touché par la qualité de l’équipe DPI ainsi que par l’alchimie des équipes techniques et médicales. »
Les années de coopération ont renforcé la confiance mutuelle entre Agfa Healthcare et le CHCB, comme le confirme Marie-Josée Demay : « On ne regrette pas notre choix. Le succès de notre collaboration réside sur notre capacité à mobiliser nos équipes et sur la réactivité d’Agfa de répondre à nos demandes. »
