Depuis plusieurs années, l’Assistance Publique-Hôpitaux de Paris AP-HP, 1er CHU d’Europe, s’est engagée, sous l’impulsion de la Direction Générale, dans un vaste programme de transformation numérique, dont le cœur du dispositif est le Dossier Patient Informatisé. Le logiciel ORBIS® (AGFA Healthcare) est un outil intégré de prise en charge complète du patient, composé de 22 modules (dossier médical, dossier de soins, blocs, urgences,…) et de 25 dossiers de spécialités.
Pour les blocs opératoires, le module ORBIS® BLOC fait l’objet d’un projet mené conjointement par la Direction du Pilotage de la Transformation (DPT) et la Direction des Systèmes d’Information (DSI). Il couvre plus particulièrement les 61 blocs opératoires et secteurs interventionnels de l’APHP, soit 394 salles de blocs opératoires, d’endoscopies et d’activité interventionnelle et 453 050 actes opératoires* (*Source : rapport d’activité 2016). Ce module permet une optimisation du processus chirurgical grâce à son intégration dans le dossier du patient informatisé (dossier administratif, dossier médical, dossier de soins, module ambulatoire,..), et garantit une meilleure fiabilité et traçabilité des informations offrant une meilleure fluidité pour les équipes médicales et paramédicales concernées.
ORBIS® BLOC gère la phase pré-opératoire (planification des interventions sur la base d’un référentiel des interventions commun à toute l’AP-HP), la phase per-opératoire (feuille d’ouverture de salle, feuille de salle dont le comptage des compresses et l’intégration des check-lists de la Haute Autorité de Santé, la visualisation en temps réel du déroulement du programme opératoire) et un lien pour la phase post-opératoire facilitant la réalisation du compte-rendu opératoire, ainsi que le codage des actes. Une intégration des données dans l’outil d’analyse décisionnelle de l’AP-HP (Opale), permet alors d’assurer le suivi notamment des indicateurs de performance préconisés par l’Agence Nationale d’Appui à la Performance et des indicateurs de l’hôpital numérique. Des interfaces avec d’autres logiciels (gestion des Dispositifs Médicaux Implantables, stérilisation, brancardage,…) vont compléter à terme l’ensemble du dispositif.
Sa construction résulte du retour d’expérience du démarrage des deux sites pilotes, de la maîtrise du périmètre fonctionnel, des contraintes et du paramétrage de la solution ORBIS® BLOC, et de la connaissance de la solution logicielle précédente (module IPOP® de la suite logicielle Cristal-Net®).
ORBIS® BLOC étant identifié comme un module « dit sensible », l’organisation de son déploiement est basée sur une équipe dédiée de 12 personnes qui sont en immersion au sein même des blocs opératoires sur une période d’environ 3 à 4 mois.
Une expérimentation de déploiement a été menée sur deux sites pilotes : Ambroise-Paré et Antoine-Béclère, AP-HP. Il était important de concevoir un modèle dit « industriel », afin d’assurer la maîtrise du calendrier, de l’appropriation de l’outil par les utilisateurs et des coûts de déploiement, tout en garantissant une meilleure sécurisation en termes de prise en charge patient.
Le modèle comprend 4 phases :
- Un recueil organisationnel (des services et des blocs opératoires)
- Un paramétrage des données recueillies
- Une planification des interventions : une formation sur 15 jours des professionnels et un accompagnement sur 15 jours au sein des services
- Au bloc opératoire: une formation sur 15 jours des professionnels concernés et un accompagnement de 15 jours au sein même des salles de blocs
Afin de limiter au maximum la reprise de données des interventions déjà programmées dans l’ancien logiciel IPOP, les phases « planification » et « blocs opératoires » sont décalées d’au moins un mois. En effet, cette reprise ne peut s’effectuer que manuellement et représente donc un risque d’erreur que nous avons ainsi réduit à son strict minimum. Cette orientation a pour conséquence l’utilisation des deux logiciels, à partir de la date de démarrage de la planification et jusqu’au démarrage au bloc opératoire :
- Ancien logiciel IPOP pour la saisie des interventions programmées avant la date de démarrage du bloc
- Nouveau logiciel ORBIS pour les interventions programmées après la date de démarrage du bloc.
Le retour d’expérience montre une large adhésion des professionnels concernés à ce choix.
Ce modèle de déploiement permet de préparer plusieurs établissements en même temps, l’équipe de déploiement se regroupant sur un seul site, au moment de l’accompagnement au bloc opératoire, favorisant ainsi une présence physique auprès des professionnels au sein de toutes les salles de blocs.
L’élaboration de ce modèle et sa mise en application concrète est une réalité aujourd’hui. L’achèvement du déploiement est prévu pour 2020.
4 sites déployés en 2017
8 sites prévus en 2018 soit 46 % de la totalité des salles
La mise en place d’ORBIS® BLOC représente un véritable levier conduisant à nous interroger collectivement sur nos organisations et nos pratiques. Nous avons pu ainsi construire un référentiel des interventions unique pour l’ensemble de l’AP-HP (préalablement, chaque établissement disposait de son propre catalogue), partager des bonnes pratiques et enrichir le module grâce au club utilisateurs ORBIS® BLOC de l’AP-HP en proposant des évolutions communes à tous nos blocs opératoires. La solution est aujourd’hui bien perçue et acceptée par l’ensemble des professionnels (secrétaires, chirurgiens, IBODE, cadres,…) grâce notamment à l’intégration du module dans le dossier patient et à l’accompagnement au changement mené au cœur des blocs.
A nous (DPT et DSI) de maintenir cette confiance, en sachant faire évoluer cette solution et rester au plus près de la réalité et des préoccupations du « terrain ».
Catherine Tardy, Maitrise d’Ouvrage ORBIS Blocs, Direction du pilotage de la Transformation, AP-HP
André Onodi, Chef de Projet ORBIS Blocs RDV, Direction des Systèmes d’information SI patient, AP-HP
Philippe Bourhis, Direction des Systèmes d’information SI Patient, AP-HP
Les opinions exprimées dans cet article n’engagent que leur auteur et ne reflètent pas nécessairement les positions de l’AP-HP.
