Gestion des plannings, place à la modernité

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Tandis que la médecine de pointe se développe, les plannings dans les hôpitaux sont bien souvent réalisés à la main, sur des tableurs. Un non-sens que la solution de Petal Santé vise à corriger. Exemple dans trois établissements qui l’utilisent.

Libérer du temps pour les médecins

Pour la société Petal Santé, le constat a été simple. Dans un monde où les médecins sont hyperspécialisés, où les machines sont ultra perfectionnées, la gestion des plannings n’a pas suivi le mouvement. « Avec notre équipe composée d’ingénieurs informatiques et de mathématiciens, nous avons cherché à optimiser les règles d’octroi, afin que les médecins ne passent plus des jours entiers à cette activité », explique Patrice Gilbert, fondateur et président directeur général de la société Petal Santé.

Pourtant, la mission est on ne peut plus complexe. D’abord, du fait du nombre de tâches à assurer chaque jour. Au CHU Amiens- Picardie, 12 à 13 activités de soins doivent être assurées en journée, et 6 à 7 gardes de nuit au sein du Département de Médecine d’Urgence. De plus, la présence médicale est très variable, comme le détaille le Dr. Christophe Boyer, Chef du Service du SAMU/ SMUR et Chef de Pôle de Médecine d’Urgence. « La nouvelle génération de médecins travaille souvent sur des sites multiples. Certains sont présents sur des temps partiels allant de 20 à 80 %. En outre, les demandes de temps de travail peuvent s’exprimer de manière différente : gardes de 24h, alternance une semaine sur deux, jours non travaillés (éviter le jeudi par exemple), souhait d’être assigné exclusivement aux positions de soins aux urgences intra ou extrahospitalières ».

Il faut donc jongler avec toutes ces informations pour établir le planning, qui bien souvent sera modifié par les professionnels de santé. Dans cet autre établissement où sont déployées les solutions de plannings de Petal Santé, Thierry Klein, responsable de l’information médicale au CHR de Haute-Senne (Belgique), le note. « Auparavant, il était bien délicat de suivre en temps réel le planning car les médecins s’arrangeaient entre eux, par des canaux parallèles. Et le plan de garde n’était donc pas totalement à jour. »

 

Un déploiement étape par étape

Avant toute implémentation, la solution vise à appréhender et à modéliser les usages de chaque établissement. Une cartographie par service est ainsi dressée. Tâches à réaliser, ressources nécessaires (en effectif et en matériel), numéros de contact, créneaux horaires… Une fois ce canevas réalisé, l’application peut être déployée (en full web) et les équipes sont formées pour prendre en main les plannings. « L’idée n’est pas de faire à leur place, précise Patrice Gilbert. Nous les aidons mais nous leur laissons cette part de subjectivité nécessaire et propre à la vie du service médical. »

Au CHRU de Nancy, 47 membres (anesthésistes et secrétaires) sont ainsi référencés dans la solution de plannings ainsi que trois profils « remplaçants ». Les plannings sont établis deux mois à l’avance. Dans une première phase, « les desiderata de chacun sont recueillis, détaille Pr Philippe Guérini, chef du service d’anesthésie. Une notification automatique rappelle à chacun sur son smartphone qu’il peut alors exprimer ses souhaits (jours ou activités). » Ensuite, les gardes et les repos sont attribués.

Pour cela, Petal Santé combine de la logique combinatoire et du machine learning. L’outil permet de prendre en compte les souhaits de chacun, les règles statutaires (garde obligatoire au moins une fois par semaine et au moins un dimanche par mois…) et les règles propres aux différents services. Par exemple, il intègre le fait que certains services tentent de proposer systématiquement trois jours entre deux gardes. « Pour cela, les experts de Petal Santé ont analysé nos trois derniers plannings pour dégager des règles induites, se souvient le Dr Christophe Boyer. Ainsi, un socle de règles est établi. Et, sur certaines règles, nous gardons la main pour les moduler selon nos besoins. »

Une fois le planning publié, le personnel soignant encore la possibilité d’ajuster les assignations. Une fonctionnalité leur permet de proposer les jours non voulus sur une sorte de « bourse aux positions de garde », pour les échanger s’ils trouvent preneurs.

 

Des bénéfices à plusieurs niveaux

« Le résultat est une vraie success story », résume Thierry Klein. Dans son établissement, ce ne sont pas que les gardes des professionnels de santé qui sont ainsi planifiées mais toutes les « gardes institutionnelles ». Logistique, informatique, soins… Nombreux sont les services concernés, soit près de 1000 collaborateurs.

« Grâce à cette méthode, nous anticipons tous les problèmes. Et c’est aussi une manière de décentraliser la responsabilité. Les acteurs sont tous responsables de l’établissement du planning, au niveau individuel, du service ou du site. »

Moins de conflits, mais aussi une équité mieux respectée. « Le système analyse les périodes précédentes pour voir si certains ont pu être avantagés ou, au contraire, lésés, souligne Patrice Gilbert. Puis il rétablit l’équilibre pour la période à venir. Idem en fin d’année, un bilan des week-ends est réalisé pour harmoniser les gardes. »

Au final, pour les planificateurs, l’outil est ultra bénéfique. Plus d’anomalies, pas de gros écarts entre les professionnels, cela leur permet d’être plus sereins et « de dégager du temps au bloc ou en soins, fait remarquer Pr Philippe Guerici. Cela nous change la vie. Les médecins, quant à eux, ont d’abord vu l’outil comme une contrainte. Mais, passé un temps d’adaptation, ils ont perçu les bénéfices et sont très satisfaits. »

Et les applications sont vastes. Petal Santé a mis au point des protocoles de prises en charge pour orienter les flux de patients vers les pharmacies, les infirmiers, les médecins de ville… Une démarche qui permet de désengorger significativement les urgences. Mais cela, c’est une autre histoire… Pour en connaître davantage, visitez petal-sante.com

 

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