Au sein des établissements de santé, la recherche de remplacements est une tâche particulièrement chronophage. Une plateforme de mise en relation entre employeurs et personnels soignants dans le domaine du médico-social vise à réduire ce temps administratif. Elle permet d’aider à la gestion des recrutements (sourcing et procédures administratives) tout en offrant des opportunités de missions.
« Bipsoin nous a sauvé la mise dans une situation de crise, relate Didier Beckerich, directeur du SSIAD Fondation Maison des Champs, à Paris. Durant l’été 2021, nous faisions face à des absences en lien avec le Covid, aux congés payés et à des démissions. Nous avions de grosses difficultés de recrutement pérennes et fixes et étions en phase d’annuler des soins. » L’établissement de soins infirmiers a dû faire face à d’importantes difficultés pour gérer son pool d’intérimaires. En proie à de constants besoins de remplacements, « entre 2 et 10 par jour, pour un total de 150 salariés équivalents temps plein », précise le directeur, l’établissement continue à utiliser la plateforme pour la gestion de ceux-ci, qu’ils soient programmés ou non.
De son côté, Béatrice Riccardi, DRH du Groupe SOS – Solidarité, a commencé à travailler avec les solutions de Bipsoin en 2018. « Nous faisions face à deux besoins : pouvoir mieux gérer les pools de vacataires et faciliter leur recherche, notamment des profils identifiés au sein de nos différents établissements. » Ainsi, la plateforme permet aujourd’hui aux cadres du groupe de ne pas avoir à chercher les vacataires un par un auprès des structures. « Il y a désormais une mutualisation des vacataires. Les chefs de service peuvent les chercher au sein d’un même outil », poursuit la directrice. Une quinzaine d’établissements du Groupe SOS utilisent à ce jour la plateforme, avec pour ambition de la déployer auprès des structures médico-sociales en Île-de-France.
UN SERVICE SÉCURISÉ ET PERSONNALISÉ POUR LA SÉLECTION DE CANDIDATS
C’est « une solution issue du terrain, adaptée au secteur médicosocial », explique Dominique Diaz, CEO de l’entreprise. Et le terrain, il le connaît : après avoir passé vingt ans à la tête d’une structure médico-sociale, l’entrepreneur a restructuré plusieurs établissements de santé confrontés à des problématiques de sécurisation de soins, d’usure chez le personnel en poste qui suppléaient aux absences, et de patients non satisfaits.
Au sein du SSIAD Fondation Maison des Champs, l’outil a permis d’optimiser la gestion d’un vivier de remplaçants et d’alléger la gestion des remplacements faite par les cadres de soin, « tâches RH qui ne sont pas de leur ressort », note Dominique Diaz. Téléchargement du dossier d’embauche puis édition du contrat de travail numérisé et automatisé sont ainsi mutualisés, et facilités par l’outil. « Nous avons la possibilité de sécuriser les contrats, complète Béatrice Riccardi. On peut par exemple générer un contrat édité sur une matrice et avec une signature électronique sur la plateforme même en l’absence d’un cadre, comme c’est parfois le cas le week-end. »
Une sélection des candidats au remplacement est faite en amont par la plateforme, ensuite ces derniers peuvent signaler le type de service dans lequel ils souhaitent exercer (interventions à domicile ou non par exemple), ou sélectionner une zone géographique. In fine, « cela permet de fidéliser le personnel de soins, explique Didier Beckerich, qui reviennent régulièrement pour les mêmes missions. Aussi, contrairement à l’intérim, on a le choix sur le profil proposé. » Il met aussi en avant « la sécurité ainsi que l’écoute de la plateforme », qui propose un système de chat et un suivi avec un référent établissement. Même son de cloche du côté de Béatrice Riccardi, qui souligne « la réactivité, l’expertise terrain et la disponibilité des équipes. Les fonctionnalités de la plateforme sont souvent actualisées en fonction des besoins des structures », ajoute-t-elle, citant par exemple, dernièrement, la possibilité de vérifier la validité du pass vaccinal des candidats.
Côté gestion de groupe (entendre groupement d’établissements), l’outil présente également un dispositif qui permet de mutualiser les pools, pour que le personnel de soins soit partagé entre les différentes structures d’un même groupe ; ou que ce dernier puisse accéder à un personnel externe, issu d’une communauté de « Bippers » sourcés et qualifiés. « Ceci dans le but de ne pas avoir à faire recours à de l’intérim, généralement très cher pour les établissements de santé », souligne Didier Beckerich.
UNE SOLUTION CONJONCTURELLE, QUI S’ADAPTE AUX BESOINS DE LA STRUCTURE
Le modèle de Bipsoin a donc été formaté en 2016, alors qu’aucun outil spécialisé dans le domaine du médico-social n’existait pour organiser la gestion des remplacements. La solution offre à un établissement de santé différentes fonctionnalités, en fonction de sa situation en termes de besoins en personnel. L’établissement a les moyens de pouvoir switcher sur les différentes plateformes suggérées, à savoir interne, externe, groupe d’établissements ou domicile, et ceci au sein d’un même outil. Ce fonctionnement « à tiroirs », c’est-à-dire à plusieurs niveaux, en fait un outil pratique « et surtout conjoncturel », note Dominique Diaz.
Aujourd’hui, la plateforme compte 600 établissements de santé dans sa base, avec comme cible principale des Ehpad d’une centaine de lits, ou des établissements pour adultes handicapés comptant une cinquantaine de places, qui tournent avec un pool de remplaçants important. Des projets pour l’avenir ? Cibler les territoires isolés, qui font face à « une pénurie de ressources criante », conclut Dominique Diaz.
Pour en savoir plus sur la solution Bipsoin, consultez ce lien : https://lnkd.in/e9r65DUX
Garance Chérubini
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