Il y a un peu plus de 2 ans, le CH de Martigues se penchait sur l’organisation de ses secrétariats. Une réflexion qui a mené à une refonte de la gestion des compte-rendus de consultations et au déploiement d’un outil de reconnaissance vocale performant : Dic’t, édité par Anticyclone.
Une fiabilité hors normes dans la reconnaissance vocale
Chaque année, ce sont 52 000 compte-rendus qui sont produits par le CH de Martigues. En moyenne, « il fallait 4 jours pour traiter chaque document », rappelle Jacques Stosskopf, le DSIO. Afin de gagner en efficacité, il a été convenu de se doter d’un solide outil de reconnaissance vocale. D’abord utilisé en imagerie médicale, Dic’t a démontré sa fiabilité depuis 2012. « Il fonctionne parfaitement, même lorsque le médecin a un accent », explique Jacques Stosskopf. Georges Petit, le responsable commercial d’Anticyclone, explique quant à lui que « 74 dictionnaires de spécialités sont référencés par l’outil » et, à chaque correction, le système apprend, pour une amélioration constante. « Au départ, il y avait 5 ou 7 erreurs par compte-rendu. Désormais, il n’y en a quasiment plus ! Parfois, le médecin valide le document lui-même », note Jacques Stosskopf.
Et côté utilisation, la fluidité est de mise. Dic’t est directement intégré dans le DPI, ce qui permet au médecin de rester dans son outil. Les actes produits et les signatures sont ainsi enregistrés. Un gage de sécurité en termes d’identito-vigilance….
Des secrétariats ultra-performants
Pour aller de pair avec cet outil, le CH de Martigues a mis en place une cellule de frappe centralisée. « Elle est composée de 4 secrétaires volontaires, chargées de la correction et de la mise en forme », détaille Corinne Rancon, la responsable de ce pool et des secrétariats médicaux. Après une courte phase d’appropriation de l’outil par les médecins et secrétaires (mise en place d’un thésaurus spécialisé, formation et accompagnement), la reconnaissance vocale a très rapidement fait ses preuves. « Nous sommes à même de rendre un courrier du matin pour le soir, et du soir pour le lendemain matin », se félicite Corinne Rancon. Avec 3 équivalents temps plein, la cellule gère désormais 30 000 courriers par an.
Et dans la gestion de l’ambulatoire, la solution fait ses preuves également. Au sein même du bloc opératoire, le chirurgien a accès à un document unique dans lequel il dicte ses courriers, son protocole et ses ordonnances. Un gain de temps qui permet aux patients de repartir avec l’ensemble des documents utiles.
Cette réussite est facilitée par un accompagnement complet du projet par les équipes d’Anticyclone. « Nous faisons en sorte d’apprendre aux établissements à maîtriser l’outil, à pouvoir être autonomes et à continuer d’étendre leur utilisation », précise Georges Petit. Un suivi que confirme Corinne Rancon, même si les besoins à ce niveau se sont considérablement amoindris avec la finalisation du déploiement.
Et la réflexion ne s’arrête pas en si bon chemin. Le CH de Martigues est passé à l’étape supérieure en dématérialisant l’envoi des documents. Par le biais d’une plateforme, il est possible d’identifier les médecins de ville pour leur faire parvenir les documents, directement par emails.
