Optimiser les organisations, moderniser les méthodes de travail, réduire l’archivage du document papier … Actuellement en pleine réorganisation, le CHU de Limoges engage une refonte complète de sa gestion des documents rattachés au dossier patient. Dans le cadre de sa transformation numérique, il s’est doté de la solution MediGED de l’éditeur Thera Soft pour dématérialiser le papier très aisément.
Des documents numérisés directement dans le dossier patient
Le principe est simple et demande une formation d’à peine 20 minutes. Lorsque la secrétaire médicale reçoit un document (compte-rendu, courrier du médecin de ville, prescription, résultats…), elle clique sur le nom du patient. Dans le logiciel MediGED, elle indique la nature du document et édite un QR Code qu’elle appose sur le courrier. Il ne lui reste plus qu’à le scanner… La version dématérialisée du document s’intègre directement dans le dossier patient, à l’emplacement approprié. « Cela nous prend à peine plus de 10 secondes », précise Vanessa Chaniveau, assistante médico-administrative. Marianne Dupays, la coordinatrice des secrétariats médicaux, ajoute qu’ « il n’y plus de retard dans le traitement des documents. Nous sommes même en attente de courrier ! ». Une simplicité qui a conduit à une réorganisation des tâches dans certains services. La numérisation ne se fait plus au fil de l’eau mais de manière groupée, en scannant les documents de toute une journée.
Côté médecins, un seul clic suffit également pour consulter la synthèse des éléments médicaux. « Nous ne pourrions plus nous en passer, estime Clément Gantois, neurochirurgien. Désormais, il n’est plus nécessaire de consulter les archives parfois dispatchées dans les autres services. C’est un gain de temps énorme ».
Limitation du risque d’erreur et traçabilité
En 8 mois, plus de 40 000 documents ont ainsi été numérisés. « Et la numérisation étant réalisée depuis le DPI du patient, le risque de confusion entre les dossiers est minime », précise Julien Mondout, président de Thera Soft. Ces erreurs sont facilement identifiables grâce aux rapports fournis par le logiciel. Une fiabilité qu’apprécie Alexandre André, DSI Adjoint chargé de la transformation numérique et des projets métiers.
« Outre une intégration parfaite aux outils Crossway qui rend son utilisation invisible pour le personnel, cet outil offre une forte traçabilité des actes, ajoute-t-il. Il est possible de retrouver l’auteur, la date et l’heure pour chaque étape ». Une valeur probante qui constitue un autre atout de MediGED.
Avec cette expérience réussie, l’établissement compte bien passer un nouveau cap. La fin de la prescription papier et l’informatisation des formulaires sont déjà en cours de réflexion.
