Interview de M.Hugues Lefranc – Directeur Achats du Hainaut-Cambrésis

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Doté de 12 établissements (avec le Centre Hospitalier de Valenciennes comme support), de 4 GEF et effectuant 230 millions d’achats annuels en exploitation, le GHT du Hainaut Cambrésis se structure en 5 départements achats (Pharmacie, Biomédical et laboratoire, Achats généraux, Informatique, Prestations techniques/travaux/énergies). Pour être performante, une fonction achats doit s’appuyer sur des outils informatiques de l’amont vers l’aval du processus d’achat. Hugues Lefranc – Directeur Achats du GHT – a ouvert une réflexion sur cette problématique depuis l’année 2017. Prenant conscience de la maturité actuelle des SIH Achats, il nous explique comment le GHT poursuit ses actions – en mode dégradé – tout en développant ces nouveaux modes de fonctionnement.

SIH SOLUTIONS : Jusqu’à présent, le comité de coordination achats du GHT n’avait pas souhaité investir dans un Système d’Information Achats. Quelles en étaient les raisons ?

HUGUES LEFRANC : En plus de ne pas disposer de ressources pour constituer une équipe projet pour l’étude, le développement et la mise en place d’un SI Achats, la maturité des offres sur le marché ne nous paraissait pas en adéquation avec nos attentes. De plus, le mode dégradé (serveur commun, extracteur de données…) nous semblait suffisant pour le démarrage de la fonction achats GHT. Aujourd’hui, les offres sur le marché sont plus évoluées et adaptées aux volontés, de la DGOS et des établissements de santé, de développer les outils SI Achats.

SIH SOLUTIONS : Comment gérez-vous la planification des achats ?

HUGUES LEFRANC : En 2017, nous avons mis en place un calendrier des marchés actifs afin de faciliter le travail de convergence. Cela a nécessité un travail conséquent car peu d’établissements de notre GHT étaient en mesure d’extraire automatiquement de leur GEF un calendrier de ce type. L’étape suivante a été de mettre en place une revue semestrielle des marchés, avec la participation de l’ensemble des établissements de notre GHT, dans le but d’alimenter notre base de données des besoins marchés à couvrir par département achats, sur un an glissant. L’objectif est de pouvoir capter plus de 80% des besoins afin de pouvoir planifier et partager les actions à réaliser de façon anticipée.

SIH SOLUTIONS : Quelles sont vos principales attentes du SI achats dans le cadre de la planification des achats ?

HUGUES LEFRANC : Nous aimerions extraire automatiquement, et à tout moment, un calendrier des marchés actifs par établissement, département achat et par segment achat. Nous souhaiterions également pouvoir y remonter informatiquement les besoins des établissements du GHT. La mise à jour d’un planning détaillé par besoin marché (recensement, consultation fournisseur, début du marché), avec une gestion des tâches des membres du groupe projet achats via cet outil ne serait pas négligeable. In fine, notre objectif serait de pouvoir y gérer les demandes de positionnement des établissements, dans le cadre des procédures à lancer en propre au niveau GHT, ou via un groupement d’achats régional/national avec une mise à disposition de documents facilitant le positionnement (fiche stratégie, draft cahier des charges…)

SIH SOLUTIONS : Comment établissez-vous vos tableaux de bord achats ?

HUGUES LEFRANC : Au travers d’un extracteur de données, notre contrôleur de gestion achats GHT met en place des requêtes automatiques avec les établissements afin de recevoir, automatiquement et mensuellement, des données concernant les produits, les marchés et les liquidations. Ces informations permettent d’établir des indicateurs et des tableaux de bord, concernant par exemple les taux d’achats mutualisées ou encore les taux hors marché. L’ensemble permet de faciliter le travail des acheteurs en phase de sourcing, d’identification de pistes de réduction des coûts mais aussi de formalisation des cahiers des charges.

SIH SOLUTIONS : Quelles sont vos principales attentes du SI achats dans le cadre de la mise en place de tableaux de bord achats ?

HUGUES LEFRANC : Nous aimerions réaliser une cartographie des achats de manière intuitive afin d’obtenir – à l’aide de requêtes automatiques – des rapports exportables, des indicateurs et des tableaux de bord achats, personnalisables selon le profil.

SIH SOLUTIONS : Comment gérez-vous les référentiels produits/marchés ?

HUGUES LEFRANC : Au sein du GHT, chaque établissement gère sa base référentielle produit.

Pour la partie pharmacie, presque la totalité de nos établissements font appel à un prestataire extérieur pour mettre à jour leurs bases produits, notamment sur les nomenclatures homogènes, marchés et achats. Depuis 2018, la cellule des marchés de notre établissement support – le Centre Hospitalier de Valenciennes – est la seule habilitée à communiquer la numérotation commune des marchés. L’ensemble de nos marchés historiques est disponible sur un réseau commun GHT.

SIH SOLUTIONS : Quelles sont vos principales attentes du SI achats dans le cadre de la gestion des référentiels ?

HUGUES LEFRANC : Nous aimerions centraliser et injecter – dans les GEF ou les logiciels métiers GHT – les référentiels produits et les marchés communs afin de gagner du temps de saisie agent, pour harmoniser et fiabiliser les données saisies. De plus, les établissements auraient à disposition l’ensemble des pièces des marchés.

SIH SOLUTIONS : Comment avez-vous établi votre PAAT (Plan d’Actions Achats de Territoire) ?

HUGUES LEFRANC : Début 2017, notre GHT a élaboré une cartographie des achats/marchés afin d’identifier les pistes de réduction des coûts. Tous les semestres, nous avons communiqué les gains réalisés, au niveau de notre GHT, à l’Agence Régionale de la Santé (ARS).

SIH SOLUTIONS :Quelles sont vos principales attentes du SI achats dans le cadre du PAAT?

HUGUES LEFRANC : En premier lieu, pouvoir répertorier, planifier et piloter dans le système, toutes les actions GHT de réduction de coûts, qu’elles soient identifiées, réalisées, en cours, en stand-by ou abandonnées. Puis réaliser un tableau de bord sur les actions de réductions de coûts par établissement, GHT, département achats… L’extraction de ces données – validées par le contrôleur de gestion achats, les établissements parties, les responsables de départements achats et le Directeur achats – permettrait de les injecter sans retraitement dans le fichier attendu par l’ARS.

SIH SOLUTIONS : Comment gérez-vous la rédaction des marchés et leurs signatures ?

HUGUES LEFRANC : Pour la rédaction des marchés, le GHT utilise un logiciel. Le parapheur et la signature électronique sont déjà en place sur des établissements parties et en cours de déploiement sur le Centre Hospitalier de Valenciennes.

SIH SOLUTIONS : Quelles sont vos principales attentes du SI achats dans le cadre de la rédaction des marchés et leurs signatures ?

HUGUES LEFRANC : Nous aimerions disposer d’un outil web pour les rédacteurs marchés, interfacé avec une plate-forme de publication marché et GEF et permettant la fonction parapheur marché et signature électronique.

SIH SOLUTIONS : Disposez-vous d’un PAD (Portail d’Approvisionnement Dématérialisé) ?

HUGUES LEFRANC : Le Centre Hospitalier de Valenciennes utilise un portail d’approvisionnement dématérialisé pour les périmètres des achats généraux, où annuellement plus de 20 000 lignes de commande sont effectuées. Une réflexion sur le déploiement du PAD au sein du GHT serait à mener, en prévision de la mise en commun des marchés sur un catalogue électronique.

SIH SOLUTIONS : Qu’en est-il de la mise en place d’une GED et du rapprochement automatique ?

HUGUES LEFRANC : Aujourd’hui, plusieurs établissements de notre GHT mettent en place une GED, et certains sont déjà en totale dématérialisation dans le cadre du projet Chorus Portail Pro 2017. Au niveau du rapprochement automatique commande/facture, le Centre Hospitalier de Valenciennes est en plein déploiement afin de réduire les délais de paiement et de réduire les temps agents de traitement des factures. Un partage de cette expérience avec les autres établissements du GHT est à étudier.

SIH SOLUTIONS : En conclusion, que souhaitez-vous ajouter ?

HUGUES LEFRANC : La Fonction Achats GHT du Hainaut Cambrésis s’est construite en 2017. Elle s’est déployée/ajustée en 2018/2019. À présent, il serait judicieux pour les GHT de s’intéresser davantage aux outils informatiques comme les SI achats, les PAD, un SharePoint, le rapprochement automatique commande/facture, l’Intelligence artificielle Achats… La DGOS en lien avec des établissements volontaires a travaillé en 2018 sur la définition des principaux besoins des établissements en termes des SI Achats. Il semble important que les éditeurs développent des solutions réellement en adéquation avec les besoins identifiés des Fonctions Achats GHT. Ces dernières années les offres ne correspondaient pas à nos attentes. Le besoin en outils informatiques du type SI Achats devient de plus en plus évident face aux problématiques rencontrées au quotidien. Le deuxième semestre 2019 sera donc le début d’une phase d’études des solutions SI achats pour le GHT Hainaut Cambrésis.

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