Quand le papier se transforme en données : la transition digitale du CHI de Créteil
Accompagner les établissements de santé dans leur passage au numérique nécessite de nombreuses qualités. Savoir-faire professionnel, connaissance de l’écosystème, disponibilité des équipes… Mais pour opérer parfaitement une telle transformation, il faut avant tout comprendre les enjeux spécifiques des acteurs en transition. Un impératif assimilé et respecté par Archive IT (éditeur connu auparavant sous le nom de JALEMA) pour atteindre l’objectif zéro papier au sein du CHI de Créteil.
VERS LE ZÉRO PAPIER
« Lorsque nous avons entrepris de passer au tout numérique, nous comptions quotidiennement 1500 dossiers patients entrants et sortants, hospitalisations et consultations comprises. Nous avions également une certaine difficulté à localiser les dossiers, en raison des mouvements de patients parfois non renseignés dans l’outil de traçabilité », déclare Mamadou Bodian, Responsable des archives des Hôpitaux Confluence (CHI de Créteil et CHI de Villeneuve Saint-Georges).
Face au volume de dossiers à traiter et à l’importante manutention engendrée et compte tenu des difficultés de disponibilité des dossiers, le CHI de Créteil décide d’initier, en novembre 2016, une transition numérique avec l’objectif d’atteindre le zéro papier, grâce à la création d’un DPUN (Dossier Patient UniqueNumérisé). L’établissement sélectionne alors la société Archive IT pour conduire ce projet, car « cette société nous avait pleinement satisfaite par son outil de traçabilité des dossiers papiers, et son outil numérique de visualisation VIRTUAL FILE, par son ergonomie, coïncidait avec les attentes du personnel médical et paramédical », précise Valentin Simon, Directeur des Achats et des Services Logistiques des Hôpitaux Confluence.
Dès mai 2017, une première phase importante de numérisation du stock (dossiers patients déjà existants) débute, rapidement suivie de la création d’un flux de dossiers numériques pour tous les nouveaux patients admis à partir de mars 2018.
« Finalement, nous avons terminé de relever notre défi avec Archive IT, en assurant la transition des dossiers patients papiers vers le DPUN. Il ne nous restait plus qu’à nous assurer de l’interopérabilité pour connecter un maximum d’applications à la solution et donc de centraliser la donnée, avant d’envisager de lancer le même projet sur Villeneuve Saint Georges », indique Abder El Assali, Directeur des Systèmes d’Informations des Hôpitaux Confluence.
COMPRENDRE L’ENJEU DU NUMÉRIQUE EN SANTÉ
« Au-delà du travail de dématérialisation du dossier patient, nous avons aussi concentré notre attention sur l’aptitude évolutive de l’outil et sa capacité à répondre à nos problématiques », reprend Abder El Assali.
En effet, pour un hôpital effectuant de la recherche, les améliorations d’une solution après déploiement constituent un indicateur d’efficacité sur le long terme. « Nous travaillons actuellement avec la société Archive IT pour bénéficier d’une toute nouvelle fonctionnalité, la recherche par mots clés dans l’ensemble des documents. C’est un véritable atout pour un hôpital accueillant des services universitaires comme le nôtre, permettant de d’effectuer des investigations dans l’ensemble des dossiers patients enregistrés », explique Valentin Simon.
Le CHI de Créteil travaille également sur la notion de mobilité dans la prise en charge du patient. A ce titre, un test sera prochainement lancé concernant l’utilisation de tablettes pour permettre aux praticiens d’accéder au dossier patient plus facilement.
« C’est cette véritable dynamique de digitalisation que nous recherchions, lorsque nous avons entrepris ce projet zéro papier avec Archive IT. Presque tous les services ont pu supprimer leur stock et nous ne conservons aujourd’hui des dossiers patients papiers qu’au niveau de l’obstétrique et de l’ophtalmologie. Deux services ayant eux aussi vocation à très bientôt franchir le cap de la dématérialisation. Il nous reste désormais à travailler conjointement sur les améliorations à venir, et construire ensemble le projet de digitalisation du CHI de Villeneuve Saint Georges, pour que la consultation des DPUN de nos deux hôpitaux soit opérationnelle au niveau du GHT », conclut Mamadou Bodian.
Steve Serafino
