La logistique hospitalière et son appui numérique
Les établissements de santé sont confrontés à des changements profonds comme la croissance des dépenses, le vieillissement de la population, la pénurie de personnel soignants ainsi que la gestion des crises de santé publique et les contraintes environnementales. Dans ce contexte, les centres hospitaliers se doivent d’optimiser leur gestion pour réduire leurs dépenses tout en garantissant une qualité et une sécurité des soins pour le patient. Les études et préoccupations autour des hôpitaux français concernent souvent les problématiques de soins et le financement des séjours des patients. Cependant, un levier émerge et devient prépondérant : la performance de la chaine logistique globale dit « supply chain » !
Une prise de conscience : La logistique hospitalière témoigne d’un engouement managérial qui se traduit par la prise en compte collective des enjeux d’une gestion des flux plus efficace. L’heure est venue de trouver des gisements de productivité, de sécurisation, de gains dans des autres secteurs que le domaine médical en prenant en compte les activités supports dans le parcours du patient et notamment la logistique. Cela doit se réaliser en soutenant le développement des nouveaux usages sur l’ensemble du parcours de soins en proposant des améliorations et des optimisations sur la chaine globale.
Aujourd’hui, la logistique s’est diversifiée et enrichie, la gestion de la chaîne logistique (ou Supply Chain) a pris une place prépondérante au sein des centres hospitaliers. La logistique doit innover et miser sur la rapidité et l’efficacité de ses processus dès l’entrepôt (approvisionnement, gestion des stocks, conditionnement…). Par ailleurs, la nouvelle cartographie des GHT met en lumière les nombreuses optimisations possibles des organisations logistiques à l’échelle d’un territoire.
Enfin, la logistique est au cœur du parcours patient et intègre en partie la qualité générale d’une prise en charge. Le niveau d’exigence attendu est donc élevé et c’est désormais un enjeu important pour les centres hospitaliers. A cela s’ajoute la performance économique qui doit être compétitive et maitrisée au regard des objectifs financiers des établissements. La logistique peut contribuer fortement à la performance des hôpitaux.
Le numérique facilite le pilotage des organisations
Les responsables logistiques des centres hospitaliers doivent faire face à des contraintes de plus en plus complexes. C’est pourquoi, il est nécessaire de trouver des solutions pour s’adapter à un contexte en pleine mutation et innovant. Ils doivent donc développer des nouveaux outils de management et d’aide à la décision pour mieux piloter et fiabiliser les organisations (exemple : le lean management). Le niveau de performance doit être évalué de façon permanente pour s’assurer de l’efficience de la chaine logistique en étant un outil d’évaluation et de communication dans le but de situer le niveau des organisations et les valoriser. Pour cela, le pilotage des organisations est primordial et doit se reposer sur des indicateurs et des repporting dans chacune des activités intégrant la supply chain. Dans ce cadre, la gestion des flux d’information est indispensable pour extraire des données d’activités et augmenter la productivité. Les innovations numériques permettent de rationnaliser et massifier la production tout en sécurisant les flux. La gestion « papier » est désormais obsolète car elle ralentit les actions et ne permet pas de garantir la fiabilisation des informations. La professionnalisation des organisations passe par l’utilisation des outils numériques au quotidien, par un pilotage des flux et des ressources efficaces. La chaine logistique hospitalière (qui comprend notamment la pharmacie) est complexe et implique de nombreux acteurs. Avant de mesurer la performance et de s’attacher à optimiser des organisations, il est conseillé de comprendre ses mécanismes de fonctionnement. Pour cela, l’approche de la modélisation des processus est adaptée afin de mieux comprendre le fonctionnement du système réel, la nature et les logiques d’interactions entre les différents acteurs et les différents flux au regard des nombreuses activités qui sont intégrées à la supply chain.
La supply chain hospitalière se transforme
La logistique hospitalière est en cours de mutation et elle n’est plus restreinte uniquement à des actes de manutention et de transport de marchandise. Au-delà des secteurs historiques comme par exemple le magasin général, la réception et les transports (routier, automatique, pneumatique, biologique, etc…), le périmètre de la supply chain intègre désormais des activités diverses comme la lingerie, le courrier, les archives, la restauration, le bionettoyage, la gestion des déchets, les services techniques, le parc automobile, le brancardage. Ces activités créatrices de valeur sont liées entre elle et nécessite une bonne coordination. L’agencement et les liaisons entre les activités créatrices de valeurs peuvent améliorer la performance soit par une amélioration de la qualité, ou par une diminution du coût de production. La combinaison des activités est donc un gisement de performances.
Par conséquent, la chaine logistique se complexifie et implique une Supply Chain Management afin de définir l’ensemble des ressources, moyens, méthodes, outils et techniques destiné à piloter le plus efficacement possible la chaîne globale depuis les fournisseurs jusqu’aux patients. Il s’agit en effet, activité par activité, d’estimer au plus juste les besoins, les disponibilités et les capacités, afin de mieux synchroniser les éléments de la chaîne globale.
L’activité logistique est aujourd’hui développée, elle concerne de nombreux domaines et les enjeux qui lui sont liés sont de plus en plus reconnus. Cela doit s’accompagner par l’utilisation des moyens innovants notamment numériques pour améliorer les processus. La pharmacie hospitalière qui elle-même considère désormais la logistique comme un levier d’optimisation est un moteur essentiel pour intégrer des solutions numériques innovantes dans les organisations. Cela est mis en évidence notamment par la mise en place de la sérialisation dernièrement qui a permis à un grand nombre d’établissements de s’équiper d’une solution de traçabilité informatique. D’ailleurs, l’intégration des organisations pharmaceutiques dans les nouvelles plateformes logistiques hospitalière permet la mutualisation et la rationalisation des flux par le biais de solutions numériques de type WMS.
L’appui du numérique dans les organisations
Désormais, la logistique hospitalière gagne en maturité et devient plus efficace, plus qualitative en ayant une place de plus en plus importante dans la stratégie des établissements. Les nouvelles technologies notamment favorisent le partage de l’information, le pilotage par le biais des indicateurs et le travail en collaboration. Partager l’information, c’est aussi favoriser la mutualisation dans le domaine de l’entreposage et cela permet d’initier des réflexions de plateforme globale à l’échelle des établissements mais désormais au niveau d’un territoire. La transformation digitale de la supply chain hospitalière est un enjeu de taille et doit se réaliser dans une démarche collaborative afin d’intégrer les différents secteurs ayant des flux physiques et d’informations pour réussir à garantir une efficacité optimum. Cela doit permettre à chaque établissement de dégager des gains, de professionnaliser leurs organisations et gagner en productivité tout en sécurisant les flux. De manière concrète, la prise en compte des outils numériques est indispensable dans les nouvelles organisations. On le constate notamment à travers les projets des plateformes logistique au sein des établissements avec la mise en place des progiciels de type WMS qui prouvent leur efficacité et deviennent même structurant pour les organisations. Cependant, il est nécessaire de bien définir en amont les besoins lors de l’analyse fonctionnelle pour garantir l’efficacité du système et éviter des coûts de développement supplémentaire.
Au-delà des outils de gestion des flux, les solutions numériques sont d’ores et déjà intégrées dans certain établissement avec : le recours à des robots de transport à guidage automatique (AGV) pour transporter des marchandises de manière autonome et rapide, la robotique qui se développe notamment dans le secteur de la Pharmacie et dans l’entreposage, les objets connectés apporter des solutions de traçabilités, des plateformes web et des applications via smartphone afin de suivre des reporting et dématérialiser les informations.
Les impacts de la transformation numérique sur les organisations logistique hospitalières vont encore fortement se développer. La « logistique de demain » va pouvoir profiter des innovations comme le recours à l’intelligence artificielle, l’utilisation des drones et le développement de la robotique afin de répondre aux nombreux enjeux de qualité, économique et environnemental. Cependant, cela doit se faire avec un esprit de simplification en évitant de créer des organisations complexes et dénouées de sens. Le développement des outils de type ERP (plus global encore que les WMS) va permettre de rationaliser les flux d’information afin d’améliorer la planification et l’anticipation des besoins pour les établissements.
Les enjeux de la logistique hospitalière et de sa numérisation
La réflexion des organisations prend également une dimension territoriale avec la cartographie des GHT (Groupement hospitalier de territoire). Les enjeux économiques et organisationnels sont évidents pour mutualiser et rationnaliser les flux logistiques. Une nouvelle fois, il est nécessaire de s’appuyer sur les outils numériques pour uniformiser les flux d’informations et les pratiques. Les secteurs du magasin et de la pharmacie sont particulièrement concernés pour créer des PUI (Pharmacie à usage intérieur) de territoire ainsi que des magasins mutualisés par le biais d’une plateforme commune. Dans ce contexte, l’expertise du RESAH Conseil permet d’accompagner les établissements dans les études de dimensionnement et dans la modélisation des processus pour définir une organisation efficiente et optimum.
Le bon sens restera toujours un vecteur d’efficacité. En effet, les outils numériques permettent d’évaluer la performance des organisations par le biais des données extraite des pro logiciels. Les établissements doivent donc être en mesure de capitaliser sur les organisations performantes et d’avoir un recours à l’externalisation sur les domaines les plus perfectibles de leur périmètre sous réserve de mettre en place une organisation de pilotage des prestataires en interne ou par un accompagnement externe pour s’assurer de la bonne exécution du marché.
La prise en compte des contraintes environnementale dans la chaine logistique est également un enjeu majeur notamment pour réduire le coût de traitement des déchets et intégrer des solutions innovantes durable.
La mutation numérique de l’hôpital offre de nouvelles perspectives dans le but d’améliorer la qualité des prestations de soins et cela est porté notamment par le programme « ma santé 2022 ». Dans ce cadre, la logistique hospitalière doit saisir cette opportunité pour prendre ce virage numérique afin d’optimiser et fiabiliser les organisations.
Chef de projet senior Resah
