Améliorer la gestion des stocks et la traçabilité

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Quand le service de Radiologie Interventionnelle du CHU de Dijon s’est doté d’un nouvel outil de gestion des stocks et de traçabilité par RFID, un léger stress s’est fait sentir. Le besoin d’une gestion plus fine était évident mais avec 3 500 références et 26 points de stockage, l’enjeu était de taille.

 

Un an plus tard, les services utilisateurs sont ravis et les économies réalisées plus importantes que prévues.

 

Des inventaires exhaustifs et automatisés

 

L’une des particularités de la pharmacie du CHU de Dijon comme pour de nombreux établissements est qu‘il n’y a pas de visibilité en temps réel des niveaux de stock que ce soit pour les produits en dépôt ou achetés. Les produits achetés sont eux considérés comme consommés dès qu’ils sont distribués et ventilés au service. « Auparavant, étant hors stock, ces produits étaient considérés comme consommés et nous n’avions pas de visibilité sur leur utilisation ou non. » précise Nathalie Garnier, pharmacien responsable de l’unité de dispositifs médicaux stériles du CHU de Dijon.

 

Pour remédier à cette problématique notamment, la solution WaveMark de Cardinal Health s’est imposée. Elle permet des inventaires sur des armoires ouvertes, toutes les 30 minutes. Des lecteurs haute fréquence détectent les puces RFID sur les produits. Outre cet inventaire automatique, un système de douchettes permet de lire 50 étiquettes par seconde, sur les produits qui ne sont pas en armoire. « Notre outil s’inscrit dans le domaine interventionnel, l’activité des services n’est en rien perturbée », souligne Muriel Bon, chef de projet chez Cardinal Health. Et Eric Issartel, cadre de santé, ajoute : « il faut à peine 30 minutes pour inventorier nos 26 postes, et nous le faisons deux fois par jour ».

Gestion des stocks et traçabilité plus fines

 

La solution WaveMark est complétée par des stations d’utilisation installées dans les salles interventionnelles pour tracer les produits. Cela permet de décrémenter automatiquement le stock mais également de documenter l’utilisation des produits et proposer des ajustements de niveau de stock en fonction de leur utilisation. « Grâce à WaveMark, nous avons une visibilité renforcée sur la consommation exacte de nos services, à un temps T. Cela nous permet d’améliorer la composition de nos armoires, note Nathalie Garnier. Nous avons moins de produits en stock, mais nous avons les bons produits. Nous pouvons également connaître les coûts exacts par procédure ».

 

La sécurisation du circuit des dispositifs médicaux passe aussi par le stockage et la fourniture du bon produit au bon patient avec le bon timing et la bonne traçabilité. « Avant une intervention, un praticien peut ainsi vérifier en temps réel si l’implant dont il a besoin est disponible », insiste Nathalie Garnier.

 

La fin des produits perdus ou périmés

 

Au fil des inventaires, une large base de données est constituée sur les stocks et leur utilisation. Tous les trimestres, des revues d’activité sont présentées sur les pertes, les produits périmés et les économies réalisées. « C’est un outil de pilotage fabuleux car au-delà des chiffres, il crée du lien entre les acteurs de santé, ce qui est peut-être un des avantages incontournables de cette solution », assure Eric Issartel. Et selon Nathalie Garnier, « les achats ont largement diminué et nous sommes arrivés à éliminer les pertes et les produits périmés. Et comme nous gérons un panel de références plus large, nous arrivons facilement à trouver une référence de secours en cas de rupture de stock ». Autre conséquence, il a été possible d’optimiser les pratiques en les réorientant vers des produits plus adaptés et moins couteux. Avec à la clé, des résultats financiers qui ne se sont pas fait attendre : au bout d’un an, 172 000 euros ont ainsi déjà été économisés uniquement sur la réduction du stock acheté, « bien au-delà des prévisions ! », assure Muriel Bon.

 

Marion BOIS

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