Objetivo "sin papel": un sistema de archivo digital de alto rendimiento para el principal hospital del este de Île-de-France.

El Hospital del Gran Este de París (GHEF) se creó en 2017 mediante la fusión de los hospitales de Coulommiers, Meaux y Marne-la-Vallée, a los que se unió en 2019 el Hospital de Jouarre. Uno de los principales retos para el Departamento de Sistemas de Información fue implementar un sistema de archivo digital común a los tres centros, que eliminaría la necesidad de documentos en papel.

UN SISTEMA DE ARCHIVO DIGITAL PARA UNIFICAR TRES CENTROS

Desde su creación, el Hospital del Gran Este de París (GHEF) se ha propuesto lograr una gestión sin papel en sus tres centros, utilizando una única herramienta. Jean-Charles Verrière, Director de Sistemas de Información del GHEF, explica: «La normativa exige una historia clínica electrónica única (HCU)». Por ello, queríamos almacenar todos los archivos en un solo lugar y conectarlos a la historia clínica electrónica. Teníamos varios requisitos clave: datos completos de los pacientes, acceso inmediato y simultáneo a la información en los tres centros y, por último, logística, ya que teníamos limitaciones de espacio.

Uno de los objetivos del GHEF era implementar un sistema de archivo electrónico antes de la apertura de su nuevo centro de consulta Carré Haussmann en Jossigny en 2022, para evitar el traslado de los archivos en papel. En 2021, el hospital contactó con Olivier Boussekey, fundador de OPB Consulting y experto en sistemas de información sanitaria, y con la consultora XDEMAT. En marzo de 2021 se inició un estudio preliminar, y en octubre de 2021 comenzó la selección e implementación del sistema de archivo electrónico común a las tres sedes.

EQUIPOS INVOLUCRADOS DESDE EL INICIO DEL PROYECTO

Desde el inicio del proyecto, se incluyó a todas las partes interesadas en la implementación de este nuevo sistema de archivo electrónico. Olivier Boussekey, quien apoyó al GHEF durante todo el proceso, explica: “Al construir el sistema, es cuando construimos el cambio. Todos los departamentos afectados deben participar en el proyecto desde el principio, tanto en la planificación como en la fase de diseño. Todos los usuarios deben mantener la misma facilidad de uso y acceso a los historiales clínicos, o incluso mejorarlos. Las ventajas de la tecnología digital deben compensar las molestias del cambio.

Por eso realizamos una prueba a gran escala antes de lanzar el proyecto. Esto nos permitió anticipar posibles dificultades en condiciones reales”. Una visión compartida por Jean-Charles Verrière, para quien la implementación del sistema de archivo electrónico es un éxito gracias a la participación de los distintos equipos: “Para tener éxito, el equipo del proyecto involucró a los futuros usuarios lo antes posible. Fueron ellos quienes nos marcaron el rumbo”.

LA DESTRUCIÓN DE ARCHIVOS EN PAPEL: UN RETO SUPERADO

Para obtener la autorización para destruir los archivos en papel, el GHEF tuvo que presentar una solicitud al Archivo Departamental. Olivier Boussekey, fundador de OPB Consulting, explica: “Existe un punto débil en la digitalización de archivos: el momento de la transición del papel al formato digital.

La transformación digital no debe alterar los archivos en absoluto. Debe mantenerse el mismo número de páginas, la misma clasificación, etc. Los procesos, la documentación y los controles de calidad son esenciales para el Archivo Departamental”.

Una iniciativa de gran envergadura coronada con éxito, ya que el GHEF recibió la aprobación del Archivo Departamental tras presentar un expediente con 37 documentos.

Para Jean-Charles Verrière, Director de Sistemas de Información del GHEF, la implementación del sistema de archivo digital solo tiene ventajas: “La destrucción de los archivos en papel elimina los problemas logísticos y nos ahorra espacio”. El sistema está conectado a la historia clínica electrónica y a nuestras herramientas biomédicas, ya sea directamente o mediante impresoras virtuales. También nos permite exportar toda la información contenida en las herramientas antiguas para poder desinstalarlas. Por lo tanto, el sistema de archivo electrónico nos ahorra tiempo, espacio y dinero.

GHEF continúa implementando la solución en sus tres sedes y avanza hacia un sistema de organización y archivo totalmente integrado y armonizado.

Camille Benkahla

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