Gestión de la planificación: un paso hacia la modernidad

Mientras la medicina de vanguardia avanza, los horarios hospitalarios a menudo se siguen creando manualmente con hojas de cálculo. Esta situación absurda es lo que la solución de Petal Santé busca corregir. Aquí presentamos tres ejemplos de hospitales que la utilizan.

Liberando tiempo para los médicos

Para Petal Santé, la observación fue simple. En un mundo donde los médicos están altamente especializados y las máquinas son ultra sofisticadas, la gestión de horarios no ha evolucionado al mismo ritmo. “Con nuestro equipo de ingenieros informáticos y matemáticos, buscamos optimizar las reglas de asignación para que los médicos ya no dediquen jornadas completas a esta tarea”, explica Patrice Gilbert, fundador y director ejecutivo de Petal Santé.

Sin embargo, la misión es extremadamente compleja. En primer lugar, por la enorme cantidad de tareas que deben gestionarse cada día. En el Hospital Universitario de Amiens-Picardie, se deben proporcionar entre 12 y 13 actividades asistenciales durante el día, y entre 6 y 7 turnos nocturnos en el Servicio de Urgencias. Además, la dotación de personal médico varía considerablemente, como explica el Dr. Christophe Boyer, jefe del Servicio de Urgencias Médicas (SAMU/SMUR) y jefe de la Unidad de Medicina de Urgencias: «La nueva generación de médicos suele trabajar en varios centros. Algunos tienen jornadas parciales que oscilan entre el 20 % y el 80 %. Asimismo, las solicitudes de horario laboral pueden expresarse de diversas maneras: turnos de 24 horas, semanas alternas, días libres (evitando los jueves, por ejemplo) o el deseo de trabajar exclusivamente en urgencias, tanto dentro como fuera del hospital».

Por lo tanto, es necesario gestionar toda esta información para elaborar el horario, que a menudo será modificado por los propios profesionales sanitarios. En otro centro donde se utilizan las soluciones de planificación de horarios de Petal Santé, Thierry Klein, jefe de información médica del CHR de Haute-Senne (Bélgica), destaca este punto. Anteriormente, era muy difícil hacer un seguimiento de los horarios en tiempo real porque los médicos se coordinaban entre sí a través de canales informales. Como resultado, el horario de guardia no siempre estaba completamente actualizado.

Implementación paso a paso

Antes de cualquier implementación, la solución busca comprender y modelar las prácticas de cada centro. Se crea un mapa para cada departamento, detallando las tareas a realizar, los recursos necesarios (personal y equipo), los números de contacto y los horarios disponibles. Una vez completado este marco, se puede implementar la aplicación (como una aplicación web completa) y se capacita a los equipos para gestionar los horarios. «La idea no es hacerlo por ellos», explica Patrice Gilbert. «Les ayudamos, pero les permitimos ese grado necesario de subjetividad inherente al funcionamiento de un departamento médico». En el Hospital Universitario de Nancy (CHRU), 47 miembros del personal (anestesiólogos y secretarias) están registrados en el sistema de programación, junto con tres perfiles de suplentes. Los horarios se elaboran con dos meses de antelación. En la primera fase, «se recogen las preferencias de cada persona», explica el profesor Philippe Guérini, jefe del departamento de anestesiología. «Una notificación automática les recuerda a todos en su teléfono inteligente que pueden expresar sus preferencias (días o actividades)». A continuación, se asignan los turnos de guardia y los días libres.

Para ello, Petal Santé combina lógica combinatoria y aprendizaje automático. La herramienta tiene en cuenta las preferencias individuales, la normativa vigente (guardia obligatoria al menos una vez por semana y al menos un domingo al mes, etc.) y las normas específicas de los diferentes departamentos. Por ejemplo, incorpora el hecho de que algunos departamentos intentan sistemáticamente ofrecer tres días libres entre turnos de guardia. “Para lograrlo, los expertos de Petal Santé analizaron nuestros últimos tres horarios para identificar las reglas subyacentes”, recuerda el Dr. Christophe Boyer. “Esto estableció un conjunto de reglas. Y mantenemos el control sobre ciertas reglas para ajustarlas según sea necesario”.

Una vez publicado el horario, el personal sanitario aún tiene la opción de ajustar sus asignaciones. Una función les permite ofrecer los días no deseados en una especie de “intercambio de guardias”, intercambiándolos si encuentran a alguien que los acepte.

Beneficios en múltiples niveles

“El resultado es un verdadero éxito”, resume Thierry Klein. En su centro, no solo se planifican de esta manera los turnos de guardia del personal sanitario, sino todos los “turnos de guardia institucionales”. Logística, informática, atención al paciente… Numerosos departamentos están involucrados, representando a casi 1000 empleados.

“Gracias a este método, anticipamos todos los problemas. Y también es una forma de descentralizar la responsabilidad”. Todos los implicados son responsables de la creación del horario, ya sea a nivel individual, departamental o del centro.

Menos conflictos, pero también mayor equidad. «El sistema analiza periodos anteriores para ver si algunos se vieron favorecidos o, por el contrario, perjudicados», subraya Patrice Gilbert. «Luego restablece el equilibrio para el periodo siguiente. Del mismo modo, al final del año, se realiza una revisión de los fines de semana para armonizar los turnos de guardia».

En definitiva, para los planificadores, la herramienta resulta sumamente beneficiosa. Se acabaron las anomalías y las grandes discrepancias entre los profesionales, lo que les permite trabajar con mayor tranquilidad y «liberar tiempo en el quirófano o en la atención al paciente», señala el profesor Philippe Guerici. «Para nosotros, supone un cambio radical. Los médicos, por su parte, inicialmente veían la herramienta como una limitación. Pero, tras un periodo de adaptación, percibieron los beneficios y están muy satisfechos».

Y las aplicaciones son numerosas. Petal Santé ha desarrollado protocolos de atención para dirigir el flujo de pacientes a farmacias, enfermería, médicos de cabecera, etc. Este enfoque reduce significativamente la presión sobre los servicios de urgencias. Pero esa es otra historia… Para saber más, visita petal-sante.com