Logística: hacia datos de calidad a través de repositorios únicos
Si bien la crisis de la COVID-19 ha acelerado muchos cambios, sin duda es en el sector logístico donde la necesidad de transformación se ha sentido con mayor intensidad. Por ello, la normativa para este sector evoluciona a un ritmo vertiginoso. Existen herramientas disponibles para ayudarle a cumplir con la normativa.
CONVERTIR LA LIMITACIÓN EN OPORTUNIDAD
Interrupciones en las prácticas establecidas, hojas de cálculo de Excel obsoletas, dificultades para localizar existencias… «Disculpen la expresión, pero la COVID-19 puso fin a este enfoque improvisado», afirma Frédéric Maurizot, subdirector general de @GP, empresa especializada en la digitalización del intercambio de datos. «Con el auge del teletrabajo y la presión sobre los profesionales sanitarios para garantizar el suministro, se ha generado una fuerte demanda de mayor eficiencia». Al mismo tiempo, los grupos de compras que llevan años consolidando sus compras tienen ahora la oportunidad de recuperar sus inversiones en herramientas más eficientes. La logística, antes considerada una función de apoyo de baja prioridad en los presupuestos de TI, ha ganado así reconocimiento.
En este ámbito, dos normativas importantes han transformado las prácticas. En primer lugar, la Directiva Europea sobre Medicamentos Falsificados (FMD), que entró en vigor en 2019, impactó en toda la cadena de suministro. Para prevenir la falsificación de medicamentos, los farmacéuticos de los centros sanitarios deben escanear y dar de baja cada caja de medicamentos recibida. Verifican la presencia de su identificador único en la base de datos nacional francesa MVO antes de desactivarla. Esta engorrosa tarea ha generado descontento en el sector. Para solucionar este problema, @GP implementó una solución de serialización que permite dar de baja un envío completo de medicamentos con un solo escaneo de la etiqueta del código de barras adherida a la unidad logística. «Y fuimos aún más allá, porque transformamos la limitación en una oportunidad», afirma Frédéric Maurizot. Mediante este escaneo, los datos obtenidos (número de lote, codificación, fecha de caducidad, etc.) se integran en el software. De este modo, es posible automatizar recordatorios, priorizar el consumo según las fechas de caducidad y gestionar alertas.
Otra normativa, el Reglamento de Dispositivos Médicos (MDR), exige que todos los dispositivos médicos (DM) procesados en los sistemas de información se actualicen. «Las referencias comerciales deben sustituirse por un sistema de codificación GTIN (Número Global de Artículo Comercial) único», explica Frédéric Maurizot. «Esto supone una ventaja significativa para las bases de datos. Hasta ahora, su estructura era compleja debido a la falta de un lenguaje común». Al reforzar la trazabilidad de los dispositivos médicos, la cadena de suministro se vuelve más segura. En caso de incidente, será más fácil evaluar el impacto y alertar a los pacientes afectados, si fuera necesario.
CATÁLOGO ELECTRÓNICO DE PRODUCTOS CON DATOS DE REFERENCIA UNIFICADOS
El uso de datos de referencia unificados ha abierto numerosas oportunidades para el sector sanitario, especialmente para los grupos de compras. «La unificación de los datos de referencia representa una gran oportunidad para nosotros», afirma Camille Labeaune, responsable de TI y Datos de Resah. «Necesitamos agilizar el proceso de pedidos, disponer de datos de referencia actualizados e integrarlos en los sistemas de información de cada organización…». Por este motivo, en 2016, el grupo de compras creó un grupo de trabajo interdisciplinario. La conclusión fue clara: los centros sanitarios necesitaban información de producto completa, estandarizada y actualizada. Surgió así la idea de un catálogo electrónico para gestionar las fichas de producto, y @GP lo desarrolló. Ahora, para Resah, la plataforma eCat Santé ofrece información fiable y consistente sobre productos sanitarios de forma gratuita. Para los centros sanitarios, todos los datos se integran en sus sistemas de información de la misma manera. Para los proveedores, esto garantiza datos de alta calidad y una comunicación más fiable.
En este proceso, @GP presta apoyo a los grupos de compra en distintos niveles. La herramienta Ficprod.Bee de @GP, utilizada por RESAH y Helpevia, implementa un conector GDSN para recuperar información de los fabricantes. A continuación, transfiere directamente esta información al catálogo y proporciona a los proveedores una herramienta PIM (Gestión de Información de Producto). Los proveedores simplemente suben su catálogo en el formato que prefieran. «El proceso es sencillo y se puede adaptar a múltiples grupos de compra», explica Yannick Mouline, director de TI de Helpevia, que también ha adoptado un catálogo digital. Es una razón de peso para involucrar a los proveedores. En este sentido, @GP es un excelente facilitador.
Optimizar y agilizar las relaciones entre socios garantiza el suministro. Menos errores, menos disputas, menos devoluciones de productos… «También es una buena herramienta de marketing para un departamento de compras», añade Frédéric Maurizot. «Los proveedores constantemente tienen que tomar decisiones en función de sus niveles de stock. Cuando hay presión sobre un producto, tienden a preferir clientes estructurados y rigurosos. El catálogo les garantiza un proceso controlado, con menos recursos que dedicar a asegurar la correcta ejecución del pedido». Si bien la tendencia apunta hacia el despliegue logístico, con el apoyo de las autoridades públicas, es importante volver a priorizar las herramientas de gestión. Porque la logística no se limita a almacenes; también abarca toda una organización y datos controlados.
Marion Bois[pdf-embedder url=“https://www.sih-solutions.fr/wp-content/uploads/2023/06/013SIHMAG-40.pdf”\]